Boekhouden in Excel Boekhoudprogramma Review
Is online boekhouden niet echt je ding, maar je wilt toch op geautomatiseerde wijze de boekhouding bijhouden, wellicht is Boekhouden in Excel iets voor je.
Deze oplossing is een boekhoudpakket in de vorm van een Excel-sjabloon. Bezit je Microsoft Excel en werk je ook graag met spreadsheets, je kunt zo gaan boekhouden.
We onderwerpen dit pakket aan een review zodat je een beter beeld kunt vormen.
Abonnementsvormen Boekhouden in Excel
Je hebt ruime keuze als je voor Boekhouden in Excel gaat wat betreft het kiezen van een abonnementsvorm.
Momenteel zijn er 5 opties. Het gaat om:
Standard Edition
€ 97
De vanaf prijs hiervoor is € 97.
Je kunt namelijk extra licenties voor 5 of 10 administraties kopen.
Het pakket kun je voor de eerste 2 boekjaren gebruiken, licenties gaan per jaar en binnen het jaar zijn updates gratis.
Premium Edition
€ 117
Bij deze optie zitten er extra spreadsheets bij, met name voor de zzp’er en ondernemer. De extra spreadsheets zijn voorzien van de meest recente tarieven en kengetallen.
Zo kun je berekeningen maken inzake of de auto zakelijk of in privé voordeliger is.
Of het aantal uren dat je als ondernemer tegen betaling kunt werken.
Tijdelijk maakt de module “Jaarrekening in Excel” er ook onderdeel van uit.
Ultimate Edition
€ 137
Vanaf € 137.
Met dit pakket ontvang je nog eens 4 extra toolkits naast zzp en ondernemen.
Ook maakt tijdelijk Urenregistratie in Excel er onderdeel van uit.
De toolkits hebben onder andere betrekking op financiële planning, beheer projecten, auto en wonen en lenen en krediet.
VIP Edition
€ 237
Dit boekhoudpakket omvat alles van Ultimatie edition met het grote verschil dat je toegang tot live training krijgt.
Op vragen krijg je binnen 24 uur antwoord.
All Inclusive Edition
€ 67
Vanaf € 67 per maand.
Dit pakket richt zich op zelf boekhouden en is dat rond, de rest wordt extern voor je in orde gemaakt. Het omvat ook een jaarlijks adviesgesprek en 4 keer een controle per jaar van de administratie.
Verder zit erbij: opmaken jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting, uitrekenen btw en eventueel suppletie.
Een USB met handleiding wordt meegeleverd en je hebt ook gratis toegang tot webinars als je op jaarbasis betaalt.
Extra administraties
Stel je wilt 3 administraties beheren, dan dien je een extra pakket van 5 administraties aan te schaffen. Dit varieert, voor de Standard Edition betaal je € 147 en de VIP edition komt dan uit op € 297.
Licenties
Alle licenties zijn voor een jaar, tenzij je dus All Inclusive neemt.
Na afloop van het jaar dien je een nieuwe licentie aan te schaffen. Dat kan tegen een korting van 50%. Je ontvangt dan activatiecodes en updates.
Een activatiecode dien je dus elk jaar opnieuw aan te schaffen. Schaf je de nieuwe licentiecode aan, dan dien je dit voor afloop van het abonnement te doen. Zo nee, dan betaal je weer de volle pond.
Demoversie
Voordat je tot aankoop overgaat kun je eerste opteren voor de demo van Boekhouden in Excel. Met deze versie kun je maximaal 20 boekingen per dagboek regelen. Bedrijfsgegevens kun je niet wijzigen en je ziet duidelijk DEMO staan.
Minimale vereisten zijn: een PC met Microsoft Excel 2007 of een Mac met Microsoft Excel 2011. Verder is het pakket compatibel met Office 365. Het werkt niet met OpenOffice en gerelateerde applicaties (Open Source).
Alle genoemde prijzen zijn ex-btw.
Financiële feiten verwerken
Offline Boekhoudpakket
Met Boekhouden in Excel kun je een hoop.
Wanneer het op boekhouden aankomt, het pakket kan je met een flink aantal zaken bijstaan.
Rekeningschema
Als ondernemer of zzp’er zal je constant te maken hebben met inkomsten en uitgaven en overige feiten.
Deze dien je ergens kwijt, maar dan wel op een manier die past bij jouw manier van onderneming drijven.
Grootboekrekeningen
Een arsenaal aan grootboekrekeningen is dan de oplossing waarbij het werken met een rekeningschema om de hoek komt kijken.
Boekhouden in Excel zorgt ervoor dat je op passende wijze zo’n schema kunt inzetten voor jouw bedrijf. Je kunt ook een standaard rekeningschema gebruiken.
Beginbalans
Wanneer je met je onderneming start, zal je een balans moeten opmaken.
Startbalans
Als eerst krijg je te maken met een startbalans.
Daarop vermeld je alles wat je aan bezittingen, schulden en eigen vermogen hebt. Dat is het begin en zo’n een balans wordt daarom ook wel beginbalans genoemd.
Ben je al een tijdje bezig. Elke periode kent dan een begin- en een eindbalans. In principe is een beginbalans de eindbalans van het voorgaande jaar.
Los daarvan, ongeacht de situatie, Boekhouden in Excel zorgt ervoor dat je op een simpele wijze de beginbalans kunt opstellen.
Rekeninggroepen
Maak je overzichten inzake de balans en verlies- en winstrekening, je hebt dan de mogelijkheid om rekeninggroepen te gebruiken zodat je grootboekrekeningen kunt indelen.
Zo krijg je een geselecteerd overzicht.
Boekhoud transacties verwerken
Boekhouden is financiële feiten verwerken. Maar dat is niet alles.
Van tijd tot tijd kan het voorkomen dat er een fout aanwezig is zodat je een correctie dient te plegen.
Boekhouden in Excel maakt het je mogelijk om niet alleen toe te voegen, maar ook wijzigingen aan te brengen of het geheel verwijderen.
Inlezen bankafschriften
Af en toe een bankmutatie handmatig boeken is niet zo erg. Het wordt pas echt vervelend als je dagelijks vele transacties te verwerken hebt.
Met de hand alles doen is dan eigenlijk iets wat niet meer van deze tijd is.
Boekhouden in Excel verschaft je de mogelijkheid om bankafschriften te importeren zodat je van dit tijdrovend proces af bent.
Gebroken boekjaren
Het is geen standaard dat je altijd een boekhouding hebt die op 1/1 van een bepaald jaar begint en op 31/12 eindigt.
Start je bijvoorbeeld ergens in maart ofzo van een bepaald jaar, dan is er sprake van een gebroken boekjaar.
Ook dat vormt geen probleem bij werken met Boekhouden in Excel. Het pakket ondersteunt gebroken boekjaren.
Rapportages
Alles netjes verwerken in de boekhouding is één kant van het verhaal.
Je dient ook netjes overzichten te kunnen generen zodat je belangrijke cijfers kunt raadplegen. Dat is niet alleen van belang voor een controle, ook om inzichten te krijgen hoe het met je onderneming of zzp bedrijf verloopt is van belang.
Zo kun je belangrijke financiële beslissingen nemen.
Boekhouden in Excel zorgt ervoor dat je een reeks rapporten kunt genereren zodat je belangrijke cijfers kunt distilleren.
Budgetteren en prognoses
Samenhangend is het ook van belang om goed inzicht te hebben in je inkomsten- en uitgavenpatroon.
Zo weet je of je een gezonde bedrijfsvoering voert of juist niet.
Zo vroeg mogelijk ingrijpen is van groot belang en daarom is budgetteren belangrijk.
Boekhouden in Excel geeft je de mogelijkheid om te budgetteren zodat je op de juiste wijze kunt bijsturen.
Prognose
Ook prognoses maken zodat je goed kunt inspringen op marktontwikkelingen horen bij het drijven van een onderneming.
Boekhouden in Excel bezit ook mogelijkheden daarvoor om in te spelen op wat de toekomst biedt.
Facturen
Naast boekhouden is het ook mogelijk facturen in orde te maken met Boekhouden in Excel.
Je kunt bijvoorbeeld:
- Facturen in meerdere talen opmaken
- Kiezen uit 6 sjablonen met verschillende kleuren
- Berekenen wettelijke rente indien facturen te laat worden betaald
- Automatische berekening btw
- Opslaan als pdf
Offertes
Werk je met offertes? Met Boekhouden in Excel kun je ook offertes opmaken en deze eventueel omzetten in een factuur.
Een offerte kan ook net als een factuur opgeslagen worden als pdf.
Kostenplaatsen
Om je uitgaven verder te verfijnen zodat kosten toewijsbaar zijn, kun je gebruikmaken van kostenplaatsen.
Denk maar aan de brandstofkosten voor een wagenpark waar je kunt filtreren op kenteken.
Btw-aangifte
Ook de btw-aangifte kan met Boekhouden in Excel in orde worden gemaakt. De gegevens worden automatisch verwerkt en je kunt het btw-tarief aangeven.
De aangifte kan op basis van maand, kwartaal of jaar worden opgesteld.
De kleineondernemersregeling (KOR) wordt ook ondersteund.
Overige boekhoudtaken
Overige boekhoudkundige taken die je met Boekhouden in Excel kunt uitvoeren zijn:
- Registeren van uren
- Bijhouden van relaties
- Zakelijke- en privé-kilometers verwerken
- Beheer voorraden
Aan de slag met Boekhouden in Excel
Beginscherm
Boekhouden in Excel is een sjabloon dat uit een hoop spreadsheets bestaat. Wanneer je klikt op het bestand wordt deze ingeladen in Microsoft Excel waarna een beginscherm wordt geprojecteerd.
Binnen dit scherm zie je diverse opties staan waar je zo mee aan de slag kunt. Denk maar aan btw-aangifte, rapportages maken of factuurbeheer.
Tabs
Middels de tabs kun je een specifiek onderdeel van de boekhouding kiezen. Zo heb je een menu-tab (het eigenlijke startscherm) en middels deze optie heb je toegang tot alle onderdelen van Boekhouden in Excel.
Andere onderdelen die je middels de tabs kunt kiezen zijn bijvoorbeeld:
- Inkoopboek
- Verkoopboek
- Kasboek
- Beginbalans
Verkoopfactuur
Stel je wilt een verkoopfactuur opmaken, dan die je eerst de klantgegevens in te voeren. Hiervoor klik je in het startscherm op “Klanten”.
Verkoopboek
Daarna klik je bovenaan op “Verkoop” zodat je in het verkoopboek terechtkomt waar je dan een nieuwe factuurregel aanmaakt door op een leeg veld te klikken.
In dat scherm kies en vul je dan de juiste gegevens in zoals datum, factuurnummer, btw-tarief, klant, prijs etc.
Factuur
Heb je alles ingevoerd, je klikt dan bovenaan op het veld “Facturen” en je ziet je aangemaakte factuur.
Conclusie
Boekhouden in Excel, eerlijk gezegd, je moet ervan houden.
Werk je graag met spreadsheets, heb je geen moeite met de structuur van Excel. Het pakket kan een mooi alternatief voor online boekhouden vormen.
Alles staat op je eigen computer, dus jij hebt volledig beheer over alles.
Voor de rest, je kunt er flink wat boekhoudkundige taken mee uitvoeren, alleen dient de werkwijze je dus aan te spreken.
Geavanceerde functies zoals btw-aangifte verzenden of Scan&Herken ontbreken helaas. Daarnaast gelden er beperkingen die je ook weer terugziet in het prijsmodel. Zo is verwerking van transacties beperkt tot maar 1.000 tot 1.500 regels.
Heb je geen moeite met de prijs en tekortkomingen en je bent een fan van spreadsheets, Boekhouden in Excel vormt dan een leuk alternatief voor de vele online boekhoudpakketten.