Alvorens je start met je werkzaamheden als zzp’er of ondernemer dien je over een aantal zaken goed nagedacht te hebben. Bij sommige zaken zal je niet direct stilstaan maar toch vormen dit essentiële facetten van het ondernemerschap. Een aantal van deze zaken zijn veiligheid, kantoorinrichting en automatisering.
Veiligheid kantoorruimte thuis
Heb je eenmaal de keus gemaakt voor bepaalde kantoorruimte dan dien je dus ook te denken aan het veiligheidsaspect. Als zzp’er zal het vaak voorkomen dat je buiten normale werktijden werkt. Immers, kom je pas op de markt kijken dan heb je een flinke inhaalslag te maken. Alle tijd dat je over hebt kun je dan mooi hiervoor gebruiken.
Veiligheid zal in mindere mate naar voren komen indien je een kantoorruimte aan huis hebt. Het is een vertrouwde omgeving. Jij en je gezinsleden zijn de enige die toegang hebben tot de ruimte en voor de rest niemand. Je hoeft ook niet zeer vroeg in de ochtend of laat in de avond de straat op.
Veiligheid kantoorruimte buitenshuis
Heb je kantoorruimte buitenshuis dan is het verhaal anders. Afhankelijk van de plek waar je zit kan het veiligheidsaspect een belangrijk onderdeel vormen voor een prettige werksfeer.
Denk maar bijvoorbeeld aan het geval of er sprake is van een bewaakte ruimte. Hier kun je aan diverse vormen van veiligheid denken zoals een pand dat door middel van een alarmsysteem met meldkamer optie is beveiligd. Ook is het handig als er camerabewaking aanwezig is. Belangrijk is ook dat dit alarmsysteem voldoet aan de eisen die een verzekeraar stelt.
Andere factoren die tot besluitvorming kunnen leiden is de aanwezigheid van een portier die de toegang bewaakt zodat niet iedereen vrij en blij in en uit kan lopen.
Verder kun je nog aan de volgende aspecten denken.
Trappenhuis en lift. Indien de kantoorruimte uit meerdere etages bestaat, is er dan alleen een trappenhuis aanwezig of ook een lift? Is het trappenhuis goed verlicht? Beschikt de lift over een alarm met storingsmelder?
Brandbeveiliging. Is de kantoorruimte ook voldoende beveiligd tegen brand? Is de inrichting ook conform de eisen die aan brandveiligheid worden gesteld? Zijn er brandblussers aanwezig en zijn de ruimten ook voorzien van rookmelders?
Politiekeurmerk. Is de kantoorruimte voorzien van speciale sloten voorzien van een politiekeurmerk?
Verlichting. Is de ruimte goed voorzien van verlichting en dan met name ook de plekken waar je minder vaak komt. Is er voldoende buitenverlichting aanwezig?
Parkeergelegenheid. Bevindt het parkeergedeelte zich vlak bij het kantoor en is het een bewaakte gedeelte of vrij toegankelijk? Hoe zit het met de overzichtelijkheid? Zijn er obstakels aanwezig? Kun jij je auto vanuit je kantoorruimte zien?
Kantoorinrichting
Zit het met de veiligheid goed dan heb je weer een belangrijk obstakel overwonnen. Je kunt dan gaan denken aan de inrichting van je kantoor. In dit geval is het de kunst een juiste balans te kunnen maken tussen je portemonnee en kantoorartikelen.
Je kunt vaak in de verleiding komen om eindelijk die ene droomkantoor neer te zetten. Maar bekijk voor jezelf of dit wel een goed idee is. Vooral in je beginperiode als zzp’er.
Door het geheel budgetvriendelijk aan te pakken kun je ook op diverse manieren er toch voor zorgen dat je een kantoor met inrichting hebt waarbij jij je prettig voelt en goed kunt werken. En daar gaat het in eerste instantie om.
Basisvoorzieningen kantoor
Zorg er voor dat je de basisvoorzieningen in huis haalt waarmee jij je praktijk dient te draaien. Ga je ook hierop bezuinigen dan krijg je het effect dat je niet efficiënt bezig bent. Werk dat je normaal een uur kost kan je nu dan drie uur kosten met als gevolg dat je twee uur aan omzet misloopt.
Ook dien je zaken die je vaak gebruikt binnen handbereik te hebben. Berg deze spullen geordend op zodat je er niets steeds naar op zoek moet. Neem dit alles mee bij de aanschaf van je meubilair. Zorg dat je ook hierin de juiste balans creëert.
Jij kunt je lekker aangenaam en ontspannen voelen in je kantoor maar tegelijkertijd straalt de inrichting van je kantoor net die zakelijkheid niet uit dat nodig is voor de klant om jou als een ware professional te zien.
Aanschaf kantoorinrichting
Belangrijk bij de aanschaf van kantoorinrichting is dat je de prijzen goed vergelijkt als je gaat voor nieuwe producten. Je kunt persoonlijk wat winkels afgaan. Maar je kunt ook het internet op en daar je onderzoek doen. Vaak zijn de prijzen nog gunstiger. Maar let wel op de reputatie van de handelaar en hoe het met de garantie zit.
Een andere optie is dat je gaat voor tweedehandse spullen en dan met name het meubilair. Hou daarom bijvoorbeeld executieverkopen in de gaten. Je kunt er vaak zeer goede spullen op de kop tikken tegen een zacht prijsje. Ook kun je kijken naar spullen die zijn opgeknapt. En niets staat je in de weg om wat bouwmateriaal te halen bij je plaatselijke doe-het-zelf zaak om je eigen meubels te maken als je daar handig in bent.
Ga ook niet haastig te werk. Probeer niet alles in een dag aan te schaffen. Je loopt dan de kans dat je de koopjes net mist en dat is zonde.
Automatisering
Het is belangrijk in deze tijd dat je goed kunt omgaan met apparatuur waarmee jij je werkt kunt automatiseren. Ben je hier niet bekwaam in dan kan het gevolg hiervan zijn dat je achter loopt op de concurrentie.
Het klinkt logisch, maar zorg toch tenminste dat je met een aantal apparaten goed kunt omgaan alvorens je met klanten in zee gaat. Ook zal het per praktijk verschillen wat er aan basisapparatuur nodig is. Maar in alle gevallen geldt, maak jezelf de basisfuncties eigen.
Basisapparatuur dat je minimaal in bezit dient te hebben als ondernemer of zzp’er zijn een computer, een fax, een scanner, een kopieerapparaat, een telefoon en een internetverbinding.
Klanten in je branche verwachten dat sommige handelingen vanzelfsprekend zijn. Denk maar aan een klant die bij je op bezoek komt voor het doen van zijn of haar aangifte inkomstenbelasting en een map vol originele bankafschriften heeft meegenomen. Sommige klanten laten heel de map bij je achter maar andere verwachten dat je ter plekke kopieën maakt en het origineel weer direct aan hen teruggeeft.
De klant verwacht dus vanzelfsprekend dat je tenminste als professional over een kopieerapparaat beschikt. Soortgelijke scenario’s komen in elke branche voor. Zorg dus dat je de beschikking hebt over de basisapparaten en er ook mee kunt omgaan. De secretaresse die ooit alles voor je deed toen je nog bij de baas zat heb je helaas als zzp’er niet meer.
Als zzp’er of ondernemer is het belangrijk dat je bij de start van je ondernemerswerkzaamheden over een aantal zaken goed hebt nagedacht. Hieronder vallen sowieso veiligheid, kantoorinrichting en automatisering. Neem in al deze gevallen de juiste beslissingen met het oog op de toekomst.