Bij het opstellen van de offerte is het van belang dat je alle relevante aspecten die betrekking hebben op jouw specifieke situatie vermeld. Om je hierbij een handje te helpen volgt er hieronder een opsomming van een aantal van deze aspecten.
Probleem van de klant
Wat is het probleem? Als je niet weet wat de klant precies wilt kom je ook niet tot overeenstemming. Je dient dus in kaart te brengen wat de klant precies opgelost wilt hebben voordat je de offerte uitbrengt. Zoek uit wat het exacte probleem van de klant is. Beschouw dit als de kern van je offerte.
Je eigen toegevoegde waarde
Wat is jouw toegevoegde waarde? Hier gaat het erom hoe jij het probleem van de klant gaat oplossen. Belangrijk hierbij is dat je een juiste balans creëert. Treed niet al teveel in detail, aan de andere kant dienen de hoofdlijnen duidelijk naar voren te komen. Je dient er altijd rekening mee te houden dat de deal niet door kan gaan.
Tijdsafspraken
Wat zijn je tijdsafspraken? Hier gaat het erom dat je aangeeft hoeveel tijd er nodig is voor het vervullen van de opdracht. Vergeet ook niet aan te geven hoe je met de oplevering omgaat. Spreek je een keiharde opleverdatum af of hanteer je een indicatieve termijn.
Voortgangsbewaking
Hoe zit het met de voortgangsbewaking? Het betrekken van de klant bij de voortgang van de werkzaamheden kan handig zijn om tijdige stappen te ondernemen mocht een en ander verkeerd lopen. Kijk of je hiervan gebruik wilt maken.
Je hebt verschillende mogelijkheden om hier inhoud aan te geven. Je kunt bijeenkomsten plannen of je kunt ook voortgangsrapportages versturen. In principe zal de voortgangsbewaking een rol spelen wanneer het gaat om een project dat van grote omvang is.
Deeltrajecten
Hanteer je deeltrajecten? In het geval er sprake is van een groot project dan kun je in de offerte opnemen dat je het gehele traject onderverdeeld in stappen. Mocht er dus een onderdeel afgerond zijn dan wordt er verder bekeken of de samenwerking voor het volgend traject ook doorgaat.
Berichtenverkeer
Tref je voorzieningen voor berichtenverkeer? Indien het nodig is dat er over en weer stukken worden verstuurd neem dan op volgens welke manier deze aanlevering zal geschieden. Gaat dat per post, per e-mail of per medium zoals een DVD of een USB-stick. Hetzelfde kun je ook hanteren voor het feit wanneer het project is afgerond. Leg vast op welke manier je dus gaat aanleveren.
Hoeveelheid aan te leveren stukken
Aanlevering in enkelvoud of meervoud? Het kan voorkomen dat je opdracht van zodanige aard is dat er geschreven stukken in voorkomen. Wanneer daarvan sprake is neem dan ook op het aantal exemplaren dat nodig is indien stukken moet worden aangeleverd.
Gebruik van facilitieiten
Maak je gebruik van faciliteiten? Het kan zo zijn dat voor het uitvoeren van de opdracht je gebruik dient te maken van bepaalde faciliteiten binnen het bedrijf van de opdrachtgever. Wanneer dit zo is vermeld dit dan. Dien je bijvoorbeeld bepaalde apparatuur te kunnen gebruiken? Of toegang tot bepaalde ruimten? Of dien je bepaalde personeel te spreken? Geef het allemaal aan.
Werken conform afspraken
Wordt er aan afspraken gehouden? Dek je zelf ook in voor het geval de opdrachtgever midden in het project van gedachte veranderd. Het kan soms voorkomen dat de opdrachtgever midden in het traject iets extra’s wil waarover geen overeenstemming was. Je kunt dan bijvoorbeeld opnemen dat voor elke extra inzet dat niet valt onder de gemaakte afspraken er een extra betaling tegenover staat.
Wijzigingen project
Zijn wijzigingen mogelijk? Wanneer het project nog loopt en de klant wil een aantal wijzigingen in het tussentijdse werk dan is het van belang op te nemen hoe hiermee omgegaan dient te worden. Neem je kleine wijzigingen voor je eigen rekening? En hoe zit het met drastische wijzigingen? Dient er hiervoor extra betaald te worden?
Goedkeuring project
Wie geeft er groen licht? Wanneer je het project hebt afgerond is het van belang te weten wie er binnen het bedrijf aangeeft dat het project naar wens is vervuld. Ook van belang is te weten binnen wat voor tijd er een reactie verwacht kan worden van desbetreffende persoon.
Ontevredenheid over afgeleverd werk
Hoe wordt er omgegaan met een ontevreden project? In het geval je project is afgerond en de klant is niet tevreden over het opgeleverde werk. Hoe zit het dan met je beloning. Wordt dit naar nihil aangepast? Of dienen er eerst een aantal basiskosten te worden vergoed? En wat gebeurt er met het afgekeurde werk? Wie krijgt hier de zeggenschap over?
Auteursrecht
Heb je rekening gehouden met het auteursrecht? Wanneer je werk oplevert dat onder het auteursrecht valt kan het handig zijn dit in de offerte op te nemen. Geef aan wat de bepalingen zijn indien je publicatie door het bedrijf ook op een andere manier gebruikt zal gaan worden. Dient er dan betaald te worden? Denk dus na over het feit wat er wel en niet met je auteursrechtelijk beschermd werk gedaan mag worden.
Tijdsregistratie en vergoeding
Hoe wordt de tijd bijgehouden? Denk er ook aan om in de offerte op te nemen hoe de tijd van het verrichtte werk wordt bijgehouden. Hanteer je een fee op basis van het gehele project of hanteer je juist wel een uurtarief. En hoe zit het met de tijd en kosten die je bijvoorbeeld maakt voor het reizen. Vallen deze kosten binnen je honorarium of dien je deze te declareren? Als je het over je tarieven en kosten hebt geef dan duidelijk aan of deze inclusief of exclusief BTW zijn.
Samenwerken met derden
Ga je met derden samenwerken? Wanneer de opdracht van zodanige aard is dat je gebruik gaat maken van derden in de uitvoering van de opdracht dan dien je dit ook op te nemen in de offerte. Geef aan hoe je dit financieel regelt en of je hiervoor extra vergoeding in rekening brengt. Vergeet ook niet dat je de verantwoording hierdoor op de juiste manier afdekt.
Ziekte en afwezigheid
Hoe wordt er omgegaan met ziekte en afwezigheid? Neem een passage op dat behandelt hoe het zit in geval je ziek of afwezig bent. Is er dan sprake van vervanging en zo ja, onder wiens verantwoording valt dit. Mocht er geen vervanger aanwezig zijn hoe wordt de verloren tijd dan ingehaald?
Verantwoording opdrachtgever
Hoe zit het met de verantwoording van de opdrachtgever? Het geval kan zich voordoen dat door toedoen van de opdrachtgever jij je werk niet kunt uitvoeren. Is in dit geval de opdrachtgever dan verantwoordelijk? Beschrijf dit in je offerte.
Afhankelijk van je persoonlijke situatie zullen bepaalde aspecten wel of geen betrekking hebben op je ondernemerschap. Maak een keus hieruit en vul een en ander aan om zo tot een perfect aansluitende offerte te komen.