Om je winst als ondernemer juist vast te stellen dien je te weten welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn. Een aantal van deze kosten volgen hieronder.
Persoonlijke verzorging
Maak je kosten voor de persoonlijke verzorging dan is aftrek uitgesloten. Ben je echter artiest, fotomodel, presentator of beroepssporter dan zijn de kosten voor kleding en persoonlijke verzorging wel aftrekbaar.
Zorgverzekeringswet
Voor de Zorgverzekeringswet dien je een inkomensafhankelijke bijdragen te leveren. De kosten hiervoor zijn niet aftrekbaar.
Kosten voor reis en verblijf
Maak je kosten voor verblijf en reizen die betrekking hebben op het volgen van cursussen en opleidingen dan zijn de kosten niet aftrekbaar als deze meer dan € 1.500 bedragen (bedrag kan per jaar verschillen). De kosten gelden ook voor het bijwonen van activiteiten als congressen, seminars en excursies.
Deze aftrekbeperking van kosten heeft betrekking op studiekosten die te kwalificeren zijn als ondernemers studiekosten. Ondernemers studiekosten zijn aftrekbaar van je winst. Onder de ondernemers studiekosten dien je te verstaan een studie die je volgt om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op je vakgebied of het actueel houden van je kennis als ondernemer.
Heb je andere kosten met betrekking tot het volgen van een studie die in het verlengde liggen van je bedrijfsactiviteiten dan dien je voor aftrekmogelijkheden bij de scholingsuitgaven te kijken.
Ben je een ondernemer die juist belast is met het organiseren van dit soort evenementen dan vallen de hieraan verbonden kosten niet onder de aftrekbeperking. Hetzelfde geldt indien de aard van je werkzaamheden het bijwonen of volgen van deze activiteiten vereist.
Privébezittingen
Gebruik je apparaten zoals computers, muziekinstrumenten of gereedschappen die tot je privébezittingen behoren voor je onderneming dan zijn de kosten die je hiervoor maakt ook niet aftrekbaar. Hetzelfde geldt indien je deze apparaten huurt. De kosten vallen dan ook onder de aftrekbeperking.
Vergoeding voor verrichte arbeid
Heb je een partner die je meehelpt in je onderneming en je betaalt hem of haar een vergoeding voor de verrichte arbeid dan valt dit ook onder de aftrekbeperking. Wel is de eis dat deze vergoeding onder de € 5.000 dient te liggen (loop dit bedrag altijd na voor een specifiek jaar). Aan de andere kant is deze vergoeding voor je partner ook niet belast. Hij of zij hoeft er dus geen belasting over te betalen.
Ook bestaan er kosten die in beperkte mate aftrekbaar zijn.
Kosten van verhuizing
Hier moet het gaan om verhuiskosten die jou als ondernemer aangaan. Er moet een zakelijk karakter aan vastzitten. Hier is sprake van als je de kosten maakt in verband met verhuizen in het kader van je ondernemersuitoefening.
Onder deze kosten vallen de kosten die betrekking hebben op het transporteren van je inboedel en daarnaast mag je nog extra een bedrag van € 7.750 euro aan kosten opvoeren (loop dit bedrag altijd na voor een specifiek jaar). Heb je een partner waarmee je bijvoorbeeld een man-vrouwfirma vormt dan dien je het vaste aftrekbedrag samen met je partner te verdelen.
Onder de verhuiskosten die verband houden met je ondernemingsuitoefening worden eisen gesteld. De eisen die worden gesteld hebben betrekking op het feit wanneer je twee jaar na het verplaatsen van je onderneming een van de volgende stappen onderneemt.
Je verhuist naar een woning dat ligt binnen een zone van 10 km van de huidige vestigingsplaats van je onderneming. Hierbij moet de afstand van de oude woning ten opzichte van de vestigingsplaats meer dan 10 km bedragen.
Of je verhuist zodanig dat de reisafstand korter wordt. Onder het korter worden van de reisafstand dien je het volgende te verstaan. De reisafstand tussen je woning en de vestigingsplaats van je onderneming wordt voor meer dan de helft minder. Bijkomende eis is dat er sprake dient te zijn van een afstand dat minstens 10 km korter is geworden.
Belangrijk is dat je hier een goed onderscheidt maakt tussen de kosten die betrekking hebben op het verplaatsen van de onderneming en verhuiskosten. In tegenstelling tot de verhuiskosten van de ondernemer zelf zijn de kosten voor het verplaatsen van de onderneming dus wel volledig aftrekbaar.
Privé vervoermiddelen
Gebruik je een auto, bestelbus, motorfiets, bromfiets, fiets of scooter dat tot je privébezittingen behoort voor je onderneming dan kun je maar een deel van de kosten van je winst in aftrek brengen. Het bedrag dat je kunt aftrekken is vastgesteld op € 0,19 ct per kilometer. Ook hier geldt weer, loop het na voor een specifiek jaar.
Onder gebruik voor de eigen onderneming moet je ook verstaan de afstand woon-werkverkeer. Het bedrag van € 0,19 ct is vast, dit bedrag wordt niet vermeerderd. Het is een dekking voor alle kosten die te maken hebben met het gebruikte vervoermiddel.
Privébezittingen box 3
Heb je bezittingen in privé die onder het regime van box 3 vallen en je gebruikt deze bezittingen voor je onderneming dan heb je ook recht op aftrek. Je mag dan een bedrag dat gelijk is aan het voordeel dat in box 3 wordt berekend als kosten opnemen en ten laste van je winst brengen. Het gaat dan om de periode dat de bezittingen door de onderneming wordt gebruikt.
Bij berekening van dit voordeel hoef je geen rekening te houden met een eventuele schuld die je bent aangegaan om het desbetreffende box 3 bezitting te financieren. Ook hoef je geen rekening te houden met het heffingsvrij vermogen in box 3.
Huur je bepaalde zaken in privé en je gebruikt deze voor je onderneming dan mag je tijdsevenredig de kosten hiervan in aftrek brengen.
Bij de privébezittingen die je gebruikt voor je onderneming en waarvan je tijdsevenredig de kosten in aftrek brengt van je winst geldt wel als eis dat deze onder de heffing van box 3 dienen te vallen. Gaat het om een bezitting dat is vrijgesteld van de heffing in box 3 dan kun je de hiervoor gemaakt kosten dus niet in aftrek brengen van je winst.
Bij de beperkte kosten gaat het erom of er kosten zijn gemaakt voor het behalen van omzet. Is daar sprake van dan zijn deze kosten volledig aftrekbaar en niet aan de aftrekbeperking onderhevig. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan het geval je een restaurant drijft en voor de maaltijden die je serveert voedingswaren dient in te kopen.
Het vaststellen van welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn voor het bepalen van je fiscale winst kan soms verwarrend overkomen. Door kennis te hebben van bepaalde basisregels kun je tot een verantwoord aftrekbare kostenplaatje komen. Belangrijk hierbij te onthouden is dat de grenswaarden per jaar kunnen verschillen.