Naast de ondernemerskosten die geheel niet aftrekbaar zijn, bestaan er ook aftrekbare kosten die tot een bepaald bedrag niet aftrekbaar zijn. Bij deze kosten gaat het om het gezamenlijk bedrag van alle kosten, dus niet per kostensoort. Wanneer het grensbedrag voor een bepaald jaar bijvoorbeeld € 4.300 bedraagt houdt dit dus in dat kosten tot een bedrag van € 4.300 niet aftrekbaar zijn. In dit geval spreken we ook wel over de beperkt aftrekbare kosten.
Er bestaat ook de mogelijkheid om in plaats van de beperking tot het bepaald bedrag een percentage als beperking te hanteren. Dit percentage kan bijvoorbeeld zijn vastgesteld op 73,5% voor een bepaald jaar. En betekent dus dat er van het totaal aan kosten maar 73,5% aftrekbaar is. Anders gezegd houdt dit dus in dat 26,5% van de kosten tot de winst behoort.
Hieronder volgen kosten die tot een bepaald bedrag niet aftrekbaar zijn. Per jaar dien je apart te bekijken wat het grensbedrag of grenspercentage bedraagt en om welke kosten het precies gaat. Overleg met je belastingadviseur doet ook goed.
Aftrekbare kosten betreffende voedsel, drank en genotmiddelen
Heb je kosten gemaakt die te maken hebben met bijvoorbeeld een bezoek aan een restaurant met zakenpartners. Of zit je in een hotel en maak je daar gebruik van een maaltijd, dan heb je met de beperkte aftrek te maken.
Ook vallen hieronder de kosten die je maakt voor bijvoorbeeld de aanschaf van thee, koffie, en frisdranken die gebruikt worden door je personeel of door klanten die op bezoek zijn. Hetzelfde geldt voor het plaatsen van bestellingen voor voedsel bij een cateringbedrijf.
Indien je aan je personeel voedsel en drank verstrekt waarbij er sprake van is dat de verstrekkingen als loon gelden dan vallen deze verstrekkingen niet onder de aftrekbeperking. In dit geval gaat het er dus om dat deze voordelen voor de werknemers als loon dienen te worden beschouwd.
Al deze kosten kunnen ook samengevat worden als de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen.
Kosten van representatie
Draag je bijvoorbeeld bij in de kosten die worden gemaakt voor het geven van personeelsfeesten, personeelsuitjes en afscheidsfeesten dan vallen deze kosten ook onder aftrekbeperking. Hier gaat het erom dat je de kosten of bijdragen maakt voor je eigen personeel.
Ook kun je denken aan kosten die je maakt voor je zakelijke contacten of klanten. De kosten die je maakt voor het geven van bijvoorbeeld een receptie of een bijeenkomst ten behoeve van je klanten vallen hier tevens onder.
Kosten bijwonen van congressen, seminars of symposia
Maak je kosten ten behoeve van het bijwonen van congressen, seminars of symposia dan zijn deze kosten ook aan de aftrekbeperking onderhevig. Onder deze kosten vallen ook de reis- en verblijfkosten die je voor deze activiteiten maakt.
Het onderscheid dat je hier goed dient te maken is te kijken wat het doel is van het bezoek. Zit er een zakelijk karakter aan vast dan zijn de kosten wel volledig aftrekbaar. Is dat niet zo, dan valt het onder de aftrekbeperking.
Maak je bovengenoemde kosten met behulp van een auto dat tot je privévermogen behoort dan zijn de kosten die je hiervoor kunt hanteren vastgesteld op € 0.19 cent per kilometer (de € 0.19 cent per kilometer kan gelden voor een bepaald jaar, let dus hierop).
Kosten voor de ondernemer zelf
Bij de kosten dien je een goed onderscheidt te maken tussen de kosten die je voor jezelf als ondernemer maakt en de kosten die je ten behoeve van anderen maakt, bijvoorbeeld je werknemers.
Hieronder volgen de kosten die niet aftrekbaar zijn voor jou als ondernemer.
Werkruimte
Heb je een werkruimte in je prive- of huurwoning dan zijn de kosten die je maakt voor deze werkruimte niet aftrekbaar. De kosten zijn niet aftrekbaar wanneer je werkruimte geen onafhankelijk onderdeel vormt van de ruimte waarin het zich bevindt.
Onder onafhankelijk moet je bijvoorbeeld verstaan als de toegang tot deze werkruimte niet geschiedt via de voordeur van je eigen woning, maar geschiedt via een aparte ingang. De werkruimte vormt dan een zelfstandig deel van de woning.
De kosten van de werkruimte die onder de aftrekbeperking vallen zijn onder andere de inrichtingskosten, kosten van elektra, gas, water, verzekering, en kosten van onderhoud. Bij inrichtingskosten moet je denken aan de kosten van meubelen, decoratie, en bijvoorbeeld de vloer.
Schaf je gereedschappen aan die je ten behoeve van je bedrijf gebruikt en opbergt in je werkruimte dan zijn deze kosten niet aan de aftrekbeperking onderhevig.
Het begrip werkruimte dien je breed te zien. Naast kantoorruimte valt hieronder ook een werkplaats, een behandelkamer of een opslagplaats.
In het geval dat je werkruimte zodanig is geconstrueerd dat deze als een zelfstandig onderdeel van je privéwoning te beschouwen valt dan zijn er wel mogelijkheden om de kosten in aftrek te brengen. Het moet dan om het volgende gaan.
Naast de werkruimte in je privéwoning dien je ook de beschikking te hebben over werkruimte buiten je privéwoning. Daarnaast dien je meer dan 70% van de winst te behalen met de werkruimte in je eigen woning.
Of, je hebt alleen de beschikking over een werkruimte in de eigen woning en daarbij meer dan 70% van de winst wordt behaalt in of vanuit deze werkruimte en waarbij ten minste 30% van de winst die is behaald toe te rekenen valt aan het werken in de werkruimte.
Telefoonabonnement
Maak je kosten voor een telefoonabonnement waarvan de aansluiting in je privéwoning aanwezig is, dan zijn deze niet aftrekbaar.
Heb je een pand in bezit dat is onderverdeeld in een privé en zakelijk deel dan ligt het eraan in welk deel de telefooninstallatie zich bevindt.
Bevindt de aansluiting zich in het zakelijk deel, dat zijn de abonnementskosten aftrekbaar. Zit de aansluiting in het privé gedeelte dan is het dus niet aftrekbaar. Aan de andere kant zijn de gesprekskosten die je op zakelijk niveau maakt zijn gewoon aftrekbaar.
Vakliteratuur
Schaf je literatuur aan, dan zijn de kosten hiervan aftrekbaar zolang het vakliteratuur betreft. Anders dus niet.
Kleding
Maak je kosten voor kleding, dan zijn deze ook niet aftrekbaar. Uitzondering is als het gaat om werkkleding.
Kleding wordt pas als werkkleding beschouwd als dit alleen maar gebruikt kan worden in de ondernemingsuitoefening. Ook valt hieronder kleding die duidelijk voorzien is van opschriften waaruit blijkt dat het gebruik alleen bedoeld is voor ondernemingsactiviteiten. Soms kan werkkleding ook onder een complex van kleding vallen. In dit geval zijn de kosten van de kledingstukken die er in die hoedanigheid bij horen ook aftrekbaar.
Aftrek middels percentage
Een andere mogelijkheid die de fiscus je biedt wat betreft de aftrek van bovengenoemde kosten is dus dat je de keuze hebt de kosten met behulp van een percentage in aftrek te brengen. Wanneer je dit wilt toepassen dien je voor je zelf een rekensommetje te maken. We gaan ervan uit dat het percentage 73,5% bedraagt en het grensbedrag € 4.300.
Stel dat de totale kosten die je hebt gemaakt € 9.000 bedragen. Dan is hiervan daadwerkelijk aftrekbaar van je winst € 4.700 (namelijk 9.000 – 4.300). Kies je voor de optie om tot 73,5% van de kosten in aftrek te brengen dan levert je dat aan aftrekbare kosten op een bedrag van 6.615 euro.
Conclusie de aftrekbeperking van 73,5 % is in dit geval voordeliger.
Bij het in aanmerking nemen van beperkt aftrekbare kosten in je winstaangifte heb je de mogelijkheid gebruik te maken van een grensbedrag of een grenspercentage. Per jaar kunnen deze twee getallen veranderen. Houdt daarbij ook goed in de gaten welke aftrekbare kosten nu wel en niet precies aan de aftrekbeperking onderhevig zijn.