Bij basiskennis boekhouden hoort ook het kunnen omgaan met een boekhoudprogramma. Zo’n applicatie zorgt ervoor dat je als drukke ondernemer snel over accurate financiële informatie kunt beschikken betreffende jouw bedrijf.
Uiteindelijk dien je voor het nemen van de juiste beslissingen namelijk te weten hoe je er financieel voorstaat.
Een boekhoudprogramma zal je niet uit zichzelf voorzien van financiële informatie. Een boekhoudprogramma dient namelijk op de juiste wijze gestuurd te worden en het op de juiste wijze sturen kun je doen door het voeren van een degelijke administratie. Eventueel kun je het geheugen nog wat opfrissen met wat boekhouding cursus.
Basiskennis boekhouden en bijeenbrengen informatie
Het voeren van een administratie omvat een aantal onderdelen. Eén van de onderdelen die daaronder valt is, dat alle financiële gebeurtenissen die met het drijven van de onderneming te maken worden bijeengebracht. Heb je eenmaal de informatie bijeengebracht, dan ga je de informatie sorteren naar financiële feiten. Wanneer dit eenmaal achter de rug is kun je in het plaatje het boekhoudprogramma introduceren.
De applicatie zal je in staat stellen om alle gegevens op een efficiënte manier te verwerken, althans zolang je het op de juiste manier doet.
Een aspect dat om de hoek komt kijken bij het gebruik in samenhang met basiskennis boekhouden is, dat je het stelsel van het dubbel boekhouden kunt toepassen. Hier zie je dan naast de veranderingen in de samenstelling van het eigen vermogen ook de veranderingen in de samenstelling van de grootte van het eigen vermogen.
Beginbalans
Wanneer de administratie geautomatiseerd wordt verwerkt, dan zal je starten met een beginbalans. De beginbalans geeft weer wat de bezittingen, schulden en het eigen vermogen aan het begin van een bepaald boekjaar zijn. De beginbalans kun je beschouwen als de startpositie van waaruit je verder de administratie gaat uitbouwen.
Mutaties
Vanzelfsprekend zullen er financiële gebeurtenissen plaatsvinden vinden binnen de onderneming die hun invloed zullen hebben op de samenstelling van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen. Deze financiële gebeurtenissen worden mutaties genoemd.
Grootboek
De mutaties worden verwerkt in het grootboek. Alvorens de mutaties worden verwerkt in het grootboek zullen deze worden voorzien van beginbedragen die worden overgenomen van de beginbalans.
De mutaties die worden opgenomen in het grootboek kunnen op twee manieren worden verwerkt. Je kunt eerst werken met journaalposten. Kennis van journaalposten is al eerder uitgelegd binnen de module basiskennis boekhouden. Het volgende gebeurt. Elke mutatie verwerk je dan eerst in een journaalpost en daarna wordt het grootboek vanuit deze journaalposten bijgewerkt. Deze methode van verwerken wordt ook wel de
methode van enkelvoudige overdrachtsposten genoemd.
Een andere manier van verwerking van de mutaties is, dat deze veranderingen worden verwerkt in dagboeken en subgrootboeken. In dat geval wordt een grootboek ook verwerkt vanuit een journaalpost, alleen is het verschil nu, dat deze journaalpost vanuit het dagboek wordt bijgewerkt. Bij dagboeken moet je denken aan bijvoorbeeld het verkoopboek of het memoriaal. Deze methode van mutatieverwerking wordt ook wel de methode van collectieve overdrachtsposten genoemd.
Journaal
Het journaal moet je zien als een soort brug die de mutaties naar de juiste grootboeken toe leidt. Hierbij staat voorop dat elke mutatie wel op de juiste wijze wordt geboekt.
Mutatie eigen vermogen
Ook een mutatie dat ervoor zorgt dat het eigen vermogen toeneemt dien je te crediteren. Zorgt de mutatie ervoor dat het eigen vermogen daalt, dan dien je deze mutatie te debiteren. De mutaties bij het eigen vermogen worden verwerkt met behulp van hulprekeningen van het eigen vermogen. Er gebeurt dan het volgende.
Neemt het eigen vermogen af door een mutatie in een hulprekening van het eigen vermogen, dan dien je de mutatie te debiteren in de hulprekening. In dat geval kun je denken aan kosten.
Neemt het eigen vermogen toe door een mutatie in een hulprekening van het eigen vermogen, dan dien je de mutatie te crediteren in de hulprekening. In dat geval kun je denken aan opbrengsten.
Evenwicht grootboek
Waar je op dient te letten bij het journaliseren is, dat de bedragen van de debetposten gelijk moeten zijn aan de bedragen van de creditposten. Er moet uiteindelijk sprake zijn van een evenwicht in het grootboek. Het woord evenwicht is van zeer groot belang binnen basiskennis boekhouden.
Het grootboek moet je beschouwen als een soort rekening waarop alle rekeningen bij elkaar worden gebracht. Het grootboek kun je weer onderverdelen in subgrootboeken. Je kunt dan denken aan een subgrootboek debiteuren of een subgrootboek crediteuren.
Proef- en saldibalans
Wanneer je een boekingsperiode achter de rug hebt, dan ga je een proef- en saldibalans samenstellen. Hier gebeurt dan het volgende.
Je neemt het totaalbedrag van elke aanwezige grootboekrekening van zowel de debet- als de creditzijde. Deze totaalbedragen zijn opgebouwd uit een bedrag van een eventuele beginbalans waarde en de mutaties. Al de totaalbedragen van de debetzijde worden dan bij elkaar opgeteld en hetzelfde geschiedt voor de creditzijde. Uiteindelijk dient het saldo van deze twee optellingen in evenwicht te zijn en zo heb je dan de proefbalans samengesteld.
Is de proefbalans niet in evenwicht, dan is er ergens een mutatie verkeerd verwerkt.
Een andere controle wat betreft de proefbalans is dat zowel de debet- als de creditzijde gelijk moet zijn aan de totalen van het journaal (debet- als creditkant).
Saldibalans
Is dit traject achter de rug waarbij sprake is van een evenwicht van de proefbalans, dan kun je de saldibalans samenstellen. De saldibalans komt op de staat samen met de proefbalans voor met ook een eigen debet- en creditzijde.
Op de saldibalans komt het saldo van elke grootboekrekening voor. Het saldo wordt berekend door het totaalbedrag van een grootboekrekening aan de debetzijde te salderen met het totaalbedrag aan de creditzijde. Indien in dat geval het saldo aan de debetzijde hoger is dan het saldo aan de creditzijde, dan komt het verschil in het kolom debet van de saldibalans. Is het omgekeerde het geval, dan komt het verschil terecht in de kolom credit van de saldibalans.
Winst-en-verliesrekening en balans
Is ook het traject van de proef- en saldibalans achter de rug, dan kan er een start worden gemaakt met het opstellen van de winst-en-verliesrekening en de balans. Ook hier kunnen er soms fouten vorkomen. In dat geval kun je deze fouten oplossen door middel van voorafgaande journaalposten.
De balans is een momentopname. Wanneer het voorgaande traject voor een boekingsperiode in orde is gebracht, dan ga je de eindbalans opstellen. Dit is het moment per 31 december maar het is ook mogelijk dan het anders kan uitvallen.
Soms komt je er niet onderuit om van een bepaald grootboek het totaalbedrag te specificeren. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij het grootboek debiteuren. Je specificeert dan het totaalbedrag naar verschillende debiteuren en deze bedragen noteer je dan in een apart grootboek, het subgrootboek dus.
Ook van deze subgrootboeken kun je een saldilijst maken en het saldo daarvan dient dan overeen te komen met het saldo van de saldibalans van de gezamenlijke grootboekrekening.
Alvorens je aan de slag gaat met een applicatie, is het van belang dat je een goed zicht hebt betreffende de structuur van het boekhouden. Dat fundament zet je neer met basiskennis boekhouden. Heb je eenmaal zicht hierop, het gebruik van een administratieve oplossing zal dan een stuk soepeler verlopen.