Inkoopboek binnen de boekhouding

Vergeleken met een kas- of bankboek is het inkoopboek anders ingericht. Wanneer je de methode hanteert waar verwante financiële mutaties bij elkaar worden geboekt, dan dient de inrichting van het inkoopboek dit te weerspiegelen. Dit houdt dus in dat het inkoopboek niet in scontrovorm is opgebouwd.

Functie inkoopboek

Het inkoopboek heeft als functie het weergeven wat het totaal aan inkopen over een bepaalde periode is. Vanwege deze functie hoeft een inkoopboek dan ook niet geopend te worden met een beginstand in tegenstelling tot bijvoorbeeld een bankboek. Het enige wat er gebeurt aan het eind van een bepaalde periode is dat er een optelling plaatsvindt.

Ook wordt er voor deze manier van opstelling gekozen omdat je daardoor de nodige journaalposten kunt opstellen.

BTW en inkoopboek

Belangrijk om op te nemen in het inkoopboek is het in rekening gebrachte bedrag aan btw. Deze btw mag je terugvorderen van de fiscus en eventueel verrekenen met de btw die je verschuldigd bent. Vanwege dit gegeven dien je de btw apart te vermelden in de diverse dagboeken waaronder dus ook het inkoopboek.

Transacties

Waar je ook op dient te letten wanneer je transacties in het inkoopboek verwerkt, is dat de facturen doorlopend genummerd dienen te worden. Tevens kun je voor de overzichtelijkheid dat je in je boekhouding te maken hebt met een inkoopfactuur, het nummer voorzien van een “I” zodat je weet dat dit betrekking heeft op het inkoopboek. Daarnaast is het ook handig dat je elke crediteur die je hebt, ook een crediteurennummer toekent.

Praktijk inkoopboek

In de praktijk gaat het er als volgt aan toe.

Wanneer je een aantal verwerkingen in het inkoopboek hebt staan, dan kun je hiervan een totaaltelling maken. Komen er nadien nog transacties bij, dan verwerk je die per datum tot aan het eind van desbetreffende periode.

Als we uitgaan van een maand en je begint met een totaaltelling dat al de inkopen behelst van de periode 1 mei tot en met 25 mei, dan vul je het inkoopboek aan met de daarna nog te volgen transacties die zich afspelen in de periode 26 mei tot en met 31. Deze transacties boek je allemaal apart door gebruik te maken van een doorlopend nummer.

Voor de rest heb je de volgende kolommen in het inkoopboek staan. Een kolom voor datum, factuurnummer, leverancier dat je onderverdeelt in naam en woonplaats, een crediteurennummer, het totaal, de voorraden en de te verrekenen btw.
Heb je eenmaal al deze transacties verwerkt, dan maak je een algehele totaaltelling. Dus je neemt de totaaltelling van 25 mei en daarbij tel je op de transacties die zich hebben voorgedaan in de periode 26 mei tot en met 31 mei.

Wat je per 31 mei met het inkoopboek doet, kun je ook omschrijven als het afsluiten van het inkoopboek. Van deze totaaltelling per 31 mei maak je dan de volgende journaalpost:

Wil je de inkopen over een bepaalde periode registeren, dan dien je gebruik te maken van het inkoopboek. Aan het eind van een bepaalde periode sluit je het inkoopboek af, waarna je dit kunt gieten in de vorm van een journaalpost.