Transitorische posten of overlopende posten en de boekhouding

Hanteer je het principe van dubbelboekhouden, dan houdt dat in dat je aan de ene kant de ontwikkelingen in de samenstelling volgt van de bezittingen en schulden. En aan de andere kant volg je de ontwikkelingen die de grootte van het eigen vermogen en de hulprekeningen doen veranderen.
In de praktijk zal het voorkomen dat de ontwikkelingen tussen deze rekeningroepen soms niet keihard te onderscheiden zijn bij het boekhouden. Er kunnen namelijk posten aanwezig zijn die niet strikt onder een rekeninggroep te plaatsen zijn. Nu kunnen hier verschillende oorzaken ten gronde aan liggen. Een oorzaak die hier verantwoordelijk voor kan zijn, zijn overlopende posten. De overlopende posten worden ook wel transitorische posten genoemd.

Voorbeeld transitorische post bij het boekhouden

Stel je de volgende situatie voor. Laten wij aannemen dat je een rekening autokosten hebt die aan het eind van een bepaald jaar een telling aan de debetzijde vertoont van € 5.000. In het jaar daarop staat per 1 maart een totaalbedrag open van € 3.000 wat nog betaald dient te worden. We nemen voor deze situatie aan dat de € 3.000 aan autokosten betrekking heeft op een periode dat vier maanden beslaat. In dat geval hebben dus twee maanden betrekking op het voorgaande jaar, namelijk november en december.
Op basis hiervan sluit het bedrag aan autokosten per 31 december niet aan op hetgeen er daadwerkelijk moet staan. Het bedrag wordt namelijk te laag aangegeven bij het boekhouden. Twee maanden aan autokosten zitten niet in het bedrag verwerkt.
Omgerekend bedraagt dit bedrag ½ maal € 3.000 is € 1.500. Dus in plaats van € 5.000 aan het eind van het jaar moet het bedrag aan autokosten daadwerkelijk bedragen € 6.500 (5.000+1.500).
Wanneer het bedrag nu wordt overgeboekt naar de verlies-en-winstrekening kun je dus al met dit bedrag rekening gaan houden. Voor je rekening autokosten kun je in dit geval dan als sluitpost binnen de boekhouding hanteren:

• Winst-en-verliesrekening 6.500
• Aan autokosten 6.500

Door op deze manier te werk te gaan sluit je de rekening autokosten als hulprekening van het eigen vermogen af. Je hebt uiteindelijk het daadwerkelijke bedrag naar de winst-en-verliesrekening overgeboekt binnen je administratie.

Situatie balans in de boekhouding

Waar je nu nog wel mee zit bij het boekhouden is een saldo aan de creditzijde van € 1.500. De € 1.500 moet je zien als een openstaande schuld aan autokosten die nog voldaan dient te worden. Dit bedrag boek je dan over naar de balans.
Als je naar de rekening autokosten kijkt, dan ziet deze er als volgt uit.
Aan de debetzijde open je de rekening autokosten met de telling. Aan de creditzijde neem je het totaalbedrag zoals dat per 31 december van dat jaar luidt. Daarna sluit je de debetzijde af met het creditsaldo dat op de balans als schuld (nog te betalen autokosten) gaat voorkomen. De omschrijving die je hier hanteert bij het boekhouden is dan ook balans en dit bedrag plaats je dus aan de debetzijde van de rekening autokosten.
In dat geval krijg je bij het boekhouden te maken met een rekening in twee hoedanigheden. Aan de ene kant dient de rekening autokosten normaal als een hulprekening van het eigen vermogen en aan de andere kant door het ontstaan van de schuld ook als een schuldrekening. De combinatie van rekening eigenschappen wordt dan ook wel aangeduid als een gemengde rekening binnen de boekhouding.