Een computer die je voor je onderneming hebt aangeschaft wordt eigenlijk op twee manieren binnen je bedrijf geïntegreerd. De eerste is, dat je deze gaat gebruiken voor het doel waarvoor je het hebt gekocht. De tweede is dat de computer in je boekhouding verwerkt moet worden, in ons geval met e-Boekhouden waarover we ook een review hebben geschreven.
In dit artikel gaan wij in op het laatste, namelijk de uitleg hoe je deze aanschaf in de boekhouding gaat verwerken.
Categoriseren computer in de boekhouding
Wanneer je een computer in de boekhouding gaat verwerken dient deze eerst conform boekhoudtermen op de juiste manier omschreven te worden. Als eerst moet er gekeken worden naar de prijs. De hoogte van de prijs bepaald namelijk of er sprake is van vast activa of niet. Heb je meer dan € 450 betaald voor de computer, dan behoort deze tot de vaste activa zoals dat heet en daarop dient er afgeschreven te worden.
Een ander kenmerk van de vast activa is, dat deze spullen niet bedoeld zijn om te worden verkocht. Is een goed goedkoper dan € 450, dan wordt er niet op afgeschreven en kunnen deze onder bepaalde voorwaarden als kosten in de boekhouding meegenomen worden.
Afschrijven en vaste activa
Vaste activa zal je dus meerdere jaren gebruiken en door langdurig gebruik zal de waarde ervan dalen. Om rekening te houden met deze waardedaling ga je dus over een aantal jaren afschrijven. Voor goederen zoals computers is een afschrijvingstermijn van 3 of 5 jaar gangbaar. Eventueel kan er ook in maanden worden afgeschreven.
Boekhoudprogramma of Excel
Vaste activa en afschrijvingen handmatig bijhouden is een tijdrovend proces en de kans op het maken van fouten is groot. Om dit alles te voorkomen, dien je gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Natuurlijk kun je ook gebruikmaken van andere geautomatiseerde oplossingen zoals boekhouden met een Excel-spreadsheet. In ons geval gaan wij dat oplossen middels e-Boekhouden.nl met het grote voordeel dat het proces na invoer eigenlijk automatisch verder gaat.
Boeken vaste activa in e-Boekhouden.nl
Afschrijvingen verwerk je binnen e Boekhouden middels de vast activa-module. Hiervoor dien je te gaan naar “Beheer”. Daar kies je voor “Inrichting” en daarnaar voor “Vaste Activa”.
Voordat je met deze stap begint, dien je eerst twee andere stappen te ondernemen en die zijn:
- Grootboekrekeningen aanmaken
- Factuur inboeken
Toevoegen grootboekrekeningen
Voor het correct kunnen verwerken van de aangekochte computer, dien je te beschikken over twee grootboekrekeningen binnen de boekhouding. Computers behoren namelijk tot een subcategorie van de vaste activa, namelijk inventaris. Dat is iets wat je namelijk gebruikt voor de bedrijfsvoering en geen verkoop. Over deze inventaris gaan we ook afschrijven.
De twee grootboekrekeningen die we gaan aanmaken zijn:
- Inventarissen
- Afschrijvingskosten inventarissen
Binnen de boekhouding werk je met een rekeningstelsel, daar gaan we hier niet op in. Hetgeen we hier aangeven dien je voor deze demonstratie even aan te nemen. Inventarissen krijgen rekeningnummer 0130 en Afschrijving inventarissen 4130.
Binnen e-boekhouden ga je als volgt te werk.
Inventarissen aanmaken e-Boekhouden
Ga naar “Beheer”. Daar kies je voor “Inrichting” en daarna voor “Grootboekrekeningen”. Daar kies je voor “Toevoegen”.
Daarna maak je aan:
| Code: 0130 |
| Omschrijving: Inventarissen |
| Categorie: Balans |
En kies voor opslaan.
Grootboekrekening afschrijvingskosten
Voor de afschrijvingskosten vul je in:
| Code: 4130 |
| Omschrijving: Afschrijvingskosten inventarissen |
| Categorie: Winst en Verlies |
Factuur boeken
Voor het boeken van een factuur ga je als volgt te werk.
Ga naar “Boekhouden”. Daar kies je voor “Invoeren” en daarna voor “Facturen”. Je hebt iets gekocht, dus een factuur ontvangen, je vult het volgende in:
| Soort boeking: factuur ontvangen |
| Relatie: kies de naam van wie je het product hebt gekocht of maak deze aan |
| Datum: datum aankoop |
| Omschrijving: geef aan wat het product is |
| Factuurnummer: een unieke nummer |
| Betalingstermijn: binnen hoeveel dagen te betalen |
| Boekstuk: geef eigen nummer aan |
| Btw: kies of btw inclusief of exclusief berekend die te worden |
| Btw-code: kies je tarief |
| Btw-bedrag wordt automatisch berekend |
| Tegenrekening: kies 0130 Inventarissen |
Kies daarna voor opslaan.
Afschrijvingen boeken e-Boekhouden.nl
Na deze handelingen ben je er nog niet. Om de afschrijvingen op de juiste manier binnen e-Boekhouden te verwerken dien je de computer onder de vaste activa aan te geven.
Ga naar “Beheer”. Daar kies je voor “Inrichting” en daarnaar voor “Vaste activa”.
Standaard is e-Boekhouden met twee soorten vaste activa uitgerust.
- Hardware, groep 1.
- Inventaris, groep 2.
Indien je groep niet is aangemaakt, kun je deze zelf aanmaken. Hiervoor dien je te gaan naar “Beheer”. Daar kies je voor “Inrichten” en daarna voor “Vaste activa”. Kies daarna voor “Groepen beheren” en daarna “Toevoegen”.
Zou je dus groep “Inventaris” moeten aanmaken, dan doe je dat als volgt:
Computer onder vaste activa plaatsen
Om dus je computer onder de vaste activa te plaatsen, doe je het volgende.
Ga naar “Beheer”. Daar kies je voor “Inrichting” en daarna voor “Vaste activa” en dan “Toevoegen”. En je vult in:
| Groep: kies 02 Inventaris |
| Omschrijving: spreekt voor zich |
| Aanschafdatum: gewoon de datum |
| Aanschafwaarde: wat je ex-btw hebt betaald |
| Restwaarde: wat het product waard is na 5 jaar, de economische waarde |
| Rekening activa: kies 0130 Inventarissen |
| Rekening afschrijvingen: 4335 Afschrijving inventarissen |
Kies daarna voor “Opslaan” en je krijgt een overzicht met alle vaste activa in je onderneming.
Om de afschrijvingen in de boekhouding te verwerken, dien je te klikken op “Afschrijvingen boeken” en daarna zie je het bedrag aan afschrijvingen onder “Afgeschreven”.
Je ziet het, een computer waarop afgeschreven dient te worden en verwerken in de boekhouding middels e-Boekhouden.nl is een niet al te complexe aangelegenheid. Heb je het eenmaal door, de volgende boekingen zullen dan vanzelfsprekend gaan.