Rekeningstelsel nader bekeken
Rekeningschema – Orde in de Boekhouding ZZP Deel 7
In het voorgaande artikel over boekhouding en het rekeningstelsel hebben we het gehad over hoe een rekeningstelsel tot stand komt en waarom het handig is gebruik ervan te maken bij het opmaken van het grootboek. Het volgende deel gaat over journaalposten. In dit onderdeel van de reeks gaan we dieper in op het rekeningschema.
Rubrieken rekeningschema balans
In deel 6 van de cursus hebben we de onderverdeling wat betreft de balans en de resultatenrekening gedaan conform een aantal rubrieken.
We vervolgen ons verhaal en voor het gemak sommen we die hier nog even op.
- Rubriek 0: vaste activa, eigen vermogen en schulden op lange termijn
- Rubriek 1: schulden op korte termijn en vorderingen
- Rubriek 4: kosten
- Rubriek 7: voorraden
- Rubriek 8: alles wat met de brutowinst te maken heeft
- Rubriek 9: incidentele zakelijke gebeurtenissen
We gaan nu de rubrieken rangschikken naar afkomst. We beginnen als eerst met de balans. Wanneer we de rangschikking maken op basis van de rubrieken die de onderdelen van de balans vormen, dan zijn de rubrieken 0, 1 en 7 daar verantwoordelijk voor.
Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand op de balansrekening staan met daarbij ook een hypothecaire lening, dan vallen deze posten allemaal onder rubriek 0. Ook het eigen vermogen plaats je onder dit rubriek. In rubriek 0 komen in dit voorbeeld dus voor rekeningen die te maken hebben met de vaste activa, het vreemd vermogen op lange termijn en het eigen vermogen.
Maak je gebruik van kas en bank voor het drijven van de onderneming, dan vallen deze rekeningen onder rubriek 1. Daarnaast plaats je in rubriek 1 ook posten zoals debiteuren en crediteuren. Het gaat bij deze rubriek om de financiële rekeningen die te maken hebben met betalingen, vorderingen op korte termijn en schulden op korte termijn.
Indien er voorraad aanwezig is in de onderneming, dan valt de rekening voorraad goederen onder rubriek 7.
Belangrijk binnen dit onderdeel van de rekeningschema is, dat je je ervan bewust bent dat alle bovengenoemde rubrieken te maken hebben met de balans.
Rubrieken resultatenrekening
Nu is het de beurt aan de resultatenrekening. We gaan bekijken hoe je de posten op de resultatenrekening kunt rubriceren…
Heb je te maken met diverse kosten zoals kosten die betrekking hebben op het huren van bedrijfsmiddelen, het doen van betalingen aan derden of kosten voor onderhoud, dan vallen al deze kosten onder rubriek 4 van de rekeningschema. Rubriek 4 is dus de rubriek als het gaat om kostenrekeningen.
Ben je bezig met het bepalen van de winst, dan heb je daarvoor nodig de opbrengst van de verkopen en de inkoopsprijs van de verkopen. Deze posten breng je allemaal onder in rubriek 8. Rubriek 8 kun je beschouwen als de winst rubriek. Alles wat te maken heeft met het vaststellen van de winst komt daarin terecht.
Krijg je te maken met overmatige kosten waardoor er bijvoorbeeld een verlies ontstaat of dat je juist een voordeel behaalt buiten de normale bedrijfsactiviteiten, dan plaats je deze posten of gebeurtenissen in rubriek 9. In rubriek 9 komen rekeningen voor die incidenteel ontstaan.
Nummering rekeningstelsel
Nu dat de rubrieken zijn bepaald waar diverse posten of rekeningen in voorkomen, kun je een stap verder gaan met het ontwikkelen van het rekeningenstelsel. Wat we nu gaan doen is elke post voorzien van een nummer. Dit nummer bestaat uit drie cijfers…
Nu zit er een bepaalde logica aan de volgorde van deze drie cijfers. We gaan namelijk de rubrieken verder onderverdelen. Naast het vaste nummer dat je aan een rubrieksoort hebt meegeven, ga je nu ook een nummer voor een groep aanmaken binnen elke rubriek. Als laatst kom daar ook nog een nummer bij dat aangeeft om welke rekening het binnen deze groep gaat.
Stel je hebt een rekening met het volgend nummer: 123. Wanneer we dit getal gaan uitwerken, dan houdt dat in dat je te maken hebt met een rekening die thuishoort in rubriek 1, die valt onder groep 2 (bijvoorbeeld debiteuren) en binnen deze groep is dat dan de rekening met volgnummer 3.
Let erop dat de naam die je meegeeft aan zo’n rekeningnummer ook moet overeenkomen met de praktijk. Dus op basis van de naam moet je in staat zijn te kunnen beoordelen om welke post het hier precies gaat.
In het kort kun je dit hele systeem van de rekeningschema op de volgende manier samenvatten.
Met het drijven van een onderneming zal je te maken krijgen met een boel aan financiële activiteiten. De financiële activiteiten zullen bepalen welke grootboekrekeningen je precies nodig zult hebben om een goede boekhouding te voeren. Afhankelijk van met hoeveel grootboekrekeningen je moeten werken, is het van belang dat dit op een geordende manier plaats zal gaan vinden. Het gevolg is, dat je hier systematisch mee dient om te gaan en dat doe je door het opstellen van een rekeningenstelsel dat ordening brengt binnen het grootboek dat je gaat inzetten.
Ook is het belangrijk te weten dat er geen vaststaand rekenschema bestaat. In die zin, elke onderneming kan naar eigen inzicht een indeling hieraan geven. Heb je eenmaal gekozen voor een bepaalde indeling, dan dien je je uiteraard hieraan te houden.
Hieronder volgt er een voorbeeld van een rekeningschema dat als uitgangspunt kan dienen voor een eigen specifieke situatie.
Slot
Gebruikmaken van een rekeningschema om de boekhouding als ondernemer of zzp’er op orde te krijgen zal alleen maar in eigen voordeel werken. Zorg ervoor dat je weet welke rubrieken je precies nodig hebt zodat je op basis daarvan ook de juiste inhoud kunt samenstellen.