In dit onderdeel gaan we ons wat verder verdiepen in het dagboek binnen de boekhouding.
Heb je met de onderneming niet al teveel mutaties te verweken, dan voldoet de methode van enkelvoudige overdrachtsposten. De methode van enkelvoudige overdrachtsposten wordt ook wel de dagelijkse methode genoemd.
Kom je op het niveau te zitten dat het aantal te boeken mutaties groter van omvang wordt, dan zorgt de enkelvoudige methode niet voor een efficiënte oplossing. Immers, hoe meer financiële posten middels het dagboek en journaal naar het grootboek dienen te worden overgebracht, des te meer tijd het in beslag neemt.
Wil je wat meer weten over boekhoudkundige basisprincipes kijk dan naar onze cursus administratie voor ondernemers.
Collectieve overdrachtsposten
Een manier om het proces te versnellen, is het idee om het dagboek onder te verdelen in meerdere dagboeken. Na deze onderverdeling vindt het journaliseren van de gegevens in één keer naar het grootboek plaats, dus niet post per post. Deze manier van het bijhouden van het grootboek wordt ook wel de methode van de collectieve overdrachtsposten genoemd. Een andere benaming is de maandelijkse methode.
Splitsen dagboek
Bij geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen beide methoden van verwerking voorkomen. Op het moment dat je een dagboek wilt gaan splitsen dien je dit te doen volgens een bepaalde indeling. De indeling dien je te baseren op de financiële transactie die je dan weer verder gaat splitsen in een aantal klassen.
Bij de splitsing in diverse klassen kun je bijvoorbeeld denken aan de ontvangsten en uitgaven per bank of de ontvangsten en uitgaven per kas. Hetzelfde kun je doen voor de inkopen, verkopen en overige mutaties.
Wanneer je de splitsing naar klassen hebt gedaan ga je de financiële transacties die verwant zijn met elkaar aan een bepaalde dagboek toewijzen. In deze aparte dagboeken worden desbetreffende financiële transacties op datum genoteerd.
In dat geval kun je de dagboeken als volgt onderscheiden. Je kunt hebben een kasboek, een bankboek, een verkoopboek, een inkoopboek en een memoriaal waarop diverse of overige posten in worden opgenomen.
Natuurlijk is deze indeling maar een voorbeeld. Per ondernemingstype zal de indeling verschillen en dan kan het geheel bestaan uit meer of minder dagboeken.
Journaalpost uitgaven bank
Een kenmerk van de enkelvoudige methode is, dat alle financiële transacties op datum in een enkele dagboek worden opgenomen. Bij de collectieve methode worden de financiële transacties die verwant zijn in aparte dagboeken opgenomen op datum. Nemen wij als voorbeeld de uitgaven per bank, dan wordt in dit geval voor alle uitgaven eens in de maand een journaalpost opgemaakt. De journaalpost kan er dan als volgt uitzien.
| Autokosten |
| Intrest |
| Crediteuren |
| Omzetbelasting |
| Aan bank |
Zou er sprake zijn van ontvangsten dan zou de journaalpost er als volgt uitzien:
| Bank |
| Aan debiteuren |
Dagboek – Inkoopboek en verkoopboek
Voor de overige dagboeken zoals het inkoopboek en het verkoopboek geschiedt het journaliseren om en bij op een zelfde manier.
De journaalpost voor het inkoopboek zou er dan bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:
| Voorraad goederen |
| Omzetbelasting |
| Aan crediteren |
De journaalpost voor het verkoopboek zou er dan bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:
| Debiteuren |
| Aan voorraad goederen |
| Aan Brutoresultaat |
| Aan te bet omzetbelasting |
Memoriaal boekhouden
Bij het memoriaal ligt het iets anders. Vaak zal het dagboek bestaan uit financiële transacties die los van elkaar staan. In dit geval dien je deze transacties dus per mutatie te boeken. Op het moment dat bepaalde transacties vaker aan elkaar verwant zijn, dan kun je hier beter een apart dagboek voor aanmaken.
Kas en bankboek boekhouding
Het verschil met bijvoorbeeld een inkoopboek in vergelijking met bijvoorbeeld het bankboek is, dat er sprake is van ontvangsten en uitgaven. Om deze transacties op de juiste manier te verwerken dient het dagboek op een bepaalde manier te worden ingedeeld. In dit geval wordt er gebruik gemaakt van een gebruikelijke indeling en dat is de scontrovorm waarbij er dus sprake is van een debet- en een creditzijde.
De indeling bestaat uit een kopje met de datum, een kopje met de naam van de rekening, een kopje met de omschrijving en als laatst het bedrag. Dezelfde indeling wordt ook aangehouden voor de creditzijde.
Grootboekrekening
Bij rekening dien je in te vullen om welke grootboekrekening het gaat. Dit dient wel op de volgende manier te gebeuren.
Wanneer je een grootboekrekening dient te crediteren, dan dien je in dit geval de naam hiervan aan te geven onder het kopje rekening aan de debetzijde van he bankboek. Dien je grootboekrekeningen te debiteren, dan dien je de naam onder het kopje rekening aan de creditzijde in te vullen. Op dezelfde wijze dien je dit ook te doen voor je kasboek en je bankboek.
Normaliter wordt er bij rekening gesproken over tegenrekening. Dit wordt gedaan vanwege het feit om aan te geven om welk dagboek het gaat. Hier vermeld je dus de rekening die als tegenboeking wordt gebruikt dat behoort bij het dagboek waar het om gaat.
Voorbeeld tegenrekening autokosten
Stel je hebt brandstof gekocht. Dit heb je contant betaald en bedroeg inclusief BTW € 119.
Omdat er contant is betaald wil dat zeggen dat de kas met € 100 daalt. De € 19 BTW krijg je terug en zijn eigenlijk niet als kosten te beschouwen.
Wanneer je dat vanuit de grootboekrekening autokosten bekijkt, dan gebeurt het volgende.
Je hebt € 100 kosten gemaakt door extra brandstof te tanken, dus is er sprake van ondernemingskosten. De kosten verwerk je dan aan de debetzijde van het grootboek autokosten.
De verwerking in het kasboek geschiedt dan als volgt. Omdat er nu een debitering heeft plaatsgevonden in de grootboekrekening autokosten houdt dat in dat je deze kosten aan de creditzijde van het kasboek moet boeken met in dit geval als tegenrekening de naam van het grootboek, en dat is autokosten.
De journaalpost luidt dan:
| Autokosten |
| Aan kas |
Voorbeeld tegenrekening debiteuren
Stel je hebt € 3.000 ontvangen van debiteuren. In de grootboekrekening gaat de verwerking als volgt. Aangezien je debiteuren hebben betaald wil dat dus zeggen dat de openstaande bedragen die je nog dient te ontvangen zijn afgenomen met € 3.000. De debiteuren hebben immers betaald, dus heb je nu € 3.000 minder aan openstaande bedragen. Om deze vermindering middels het grootboek te administreren dient er een ontvangst aan de creditzijde te worden geboekt.
In het kasboek gebeurt dan het volgende. Aangezien er sprake is van een grootboekrekening waarvan er een boeking heeft plaatsgevonden aan de creditzijde wil dat dus zeggen dat er sprake is van een creditering. Het kasboek dient dus in dit geval een wijziging te ondergaan aan de debetzijde. Aan de debetzijde neem je dan als tegenrekening op de naam van het grootboek en dat is debiteuren.
De journaalpost luidt dan:
| Kas |
| Aan debiteuren |
Hiermee zijn we dan aan het eind gekomen wat betreft het onderdeel verdieping in het dagboek.