Voor een stapsgewijze uitleg raadpleeg dit artikel: kolommenbalans.
Wil je overige boekhoudkundige onderwerpen bestuderen, bekijk dan onze cursus boekhouden speciaal voor de zzp’er of ondernemer.
Bij het boekhouden kun je niet om de kolommenbalans heen. Het gebruik van de kolommenbalans zorgt ervoor dat je op een efficiënte manier de balans en winst-en-verliesrekening kunt opstellen.
Om de winst-en-verliesrekening op te stellen heb je de gegevens nodig uit het grootboek. Alvorens je hiermee aan de slag wilt gaan dien je als eerst te beginnen met een overzicht waarop je de totaaltellingen van de grootboekrekeningen noteert. Dit overzicht wordt ook wel de proefbalans genoemd.
Proefbalans en boekhouden
De proefbalans bestaat uit twee kolommen. Wat je ook nog aan gegevens nodig hebt zijn de saldi van de grootboekrekeningen. Daarom neem je nog twee kolommen op in het overzicht. Dat wordt de saldibalans genoemd.
In de praktijk gebeurt dus het volgende. Je start vanuit de beginbalans. Je boekt dan alle mutaties die hierop van toepassing zijn en van hieruit stel je dan de proef- en saldibalans samen. De proef- en saldibalans dien je regelmatig bij te houden. Het is ook weer niet zo dat je dit elke dag dient te doen.
Op de saldibalans noteer je het verschil van de proefbalans tussen het bedrag aan de debetzijde en de creditzijde van een bepaalde grootboekrekening. Is het bedrag aan de debetzijde groter dan het bedrag aan de creditzijde, dan verschijnt het saldo aan de debetzijde van de saldibalans. Is er sprake van het omgekeerde, dan verschijnt het bedrag aan de creditzijde van de saldibalans.
Hulprekeningen Eigen vermogen
Op de proefbalans komt ook de rekening eigen vermogen voor. Middels de hulprekeningen van het eigen vermogen wordt uiteindelijk bepaald hoe je eigen vermogen zich ontwikkeld heeft. De hulprekeningen van het eigen vermogen zijn de rekening privé, de kostenrekening en de opbrengstenrekening.
Om de ontwikkelingen van het eigen vermogen weer te geven stel je de winst-en-verliesrekening samen. De winst-en-verliesrekening wordt ook wel de verzamelhulprekening van het eigen vermogen genoemd. De cijfers van de winst-en-verliesrekening neem je over van de diverse kosten- en opbrengstenrekeningen.
De boeking van het saldo van de kostenrekening dien je te debiteren op de winst-en-verliesrekening. Aan de andere kant dien je voor deze overboeking de kostenrekening te crediteren.
De boeking van het saldo van de opbrengstenrekening dien je te crediteren op de winst-en-verliesrekening. Aan de andere kant dien je voor deze overboeking de opbrengstenrekening te debiteren.
Wanneer je deze handelingen hebt verwerkt, kan de winst-en-verliesrekening een winst dan wel een verlies tonen.
Winst en de administratie
Er is sprake van winst als de winst-en-verliesrekening een creditsaldo aangeeft nadat je de overboekingen van de kosten- en opbrengstenrekeningen erin hebt verwerkt. In dat geval zijn de opbrengsten groter dan de kosten. Het gevolg hiervan is dat de rekening eigen vermogen wordt gecrediteerd voor de winst. Daarnaast wordt de winst-en-verliesrekening gedebiteerd voor dit bedrag.
Verlies bij ondernemen
Geeft je winst-en-verliesrekening een debetsaldo aan nadat je de overboekingen van de kosten- en opbrengstenrekeningen hebt gedaan, dan is er sprake van verlies. In dat geval zijn de kosten groter dan de opbrengsten. Het gevolg hiervan is dat de rekening eigen vermogen wordt gedebiteerd voor het verlies. Daarnaast wordt de winst-en-verliesrekening gecrediteerd voor dit bedrag.
Privé en eigen vermogen in de boekhouding
Ook dien je de rekening privé niet te vergeten. Het saldo van de hulprekening privé wordt overgeboekt naar de rekening eigen vermogen. Wanneer er in dat geval wordt overgeboekt, dan verloopt dit op de volgende manier. Is er sprake van een debetsaldo op de rekening privé, dan dient de rekening eigen vermogen voor dit bedrag te worden gedebiteerd en de rekening privé te worden gecrediteerd.
Is er sprake van een creditsaldo op de rekening privé, dan wordt de rekening eigen vermogen gecrediteerd voor dit bedrag en de rekening privé gedebiteerd voor dit bedrag.
De grootte van het eigen vermogen haal je dus uit de rekening Eigen vermogen. En dit bedrag verschijnt dan ook op de balans. Uiteindelijk zal je balans ook in evenwicht moeten zijn als je de mutaties van je bezittingen en schulden hebt verwerkt.
De grootte van het eigen vermogen is gelijk aan het saldo van de bezittingen minus de schulden.
Eindsaldo en eigen vermogen
Kijk je naar de rekening eigen vermogen, dan kun je daaruit herleiden hoe het eindsaldo van het eigen vermogen is opgebouwd. Op de rekening eigen vermogen wordt namelijk opgenomen een winst of een eventueel verlies. Daarnaast zijn erin opgenomen de privé-stortingen die het eigen vermogen doen vermeerderen en de privé-opnamen die het eigen vermogen doen verminderen.
Kolommenbalans
De proef- en saldibalans kun je verder uitbreiden door het opnemen van de winst-en-verliesrekening en de balans met elk ook twee kolommen. Deze vier onderdelen samen vormen dan de kolommenbalans.
Naast deze gebeurtenissen is er ook nog een verandering bij de grootboekrekeningen ontstaan. In die zin, de grootboekrekeningen zijn uitgebreid met nog een rekening namelijk de winst-en-verliesrekening.
Afsluiten grootboekrekeningen
Heb je eenmaal de kolommenbalans uitgewerkt, dan dien je nog de grootboekrekeningen af te sluiten. Dit doe je op de volgende manier. Vertoont de rekening die op de balans voorkomt een creditsaldo, dan boek je dit bedrag aan de debetzijde van desbetreffende grootboekrekening. Door deze manier van verwerken bereik je dus dat de totalen aan zowel de debet als de creditzijde van de grootboekrekeningen gelijk zijn.
De hulprekeningen van het eigen vermogen zijn al afgesloten toen desbetreffende bedragen zijn overgeboekt, namelijk de overboeking naar het eigen vermogen en de overboeking naar de winst-en-verliesrekening. Op de kosten- en opbrengstenrekeningen wordt dit aangeduid met W&V-rekening. Dit betekent dus dat het saldo naar de winst-en-verliesrekening is overgeboekt.
Op de rekening privé en winst-en-verliesrekening wordt dit aangeduid met eigen vermogen en dit betekent dus dat het saldo naar het eigen vermogen is overgeboekt.
Op de rekening eigen vermogen wordt dit aangeduid met privé en W&V-rekening, wat inhoudt dat de bedragen van privé- respectievelijk de winst-en-verliesrekening afkomstig zijn.
Journaalposten
Bij het registeren van veranderingen in de boekhouding kun je ook gebruik maken van het journaal.
Het journaal moet je zien als een versimpeling van het verwerken van gegevens die je uit een dagboek haalt en overbrengt naar het grootboek. Ook kun je middels het gebruik maken van het journaal makkelijk aan een ander persoon doorgeven hoe deze een bepaalde boeking in een grootboekrekening dient te verwerken.
Een ander voordeel van het gebruik maken van het journaal is, dat de kans op het maken van fouten wordt verkleind.
Schematisch heb je in het overzicht van het journaal de volgende kolommen. Je hebt een kolom voor het rekeningnummer van de grootboekrekening, de naam van de grootboekrekening en een debet respectievelijk creditzijde voor het invullen van het bedrag.
Wanneer je nu een bedrag dient te crediteren, dan neem je voor de naam van de grootboekrekening het woordje “aan” op. Dien je een bedrag te debiteren dan neem je alleen de naam van de grootboekrekening op.
Het kan ook voorkomen dat je de grootboekrekeningen vanuit de balans opent. Wanneer je dit doet, dan dien je het journaal te beginnen met de balanstellingen. Je neemt dan in het journaal op onder grootboekrekening de naam balanstellingen en aan de debet- als creditzijde noteer je dan hetzelfde totaalbedrag.
Wil je als ondernemer op een snelle manier een overzicht krijgen van de financiële situatie van jouw onderneming, dan is de kolommenbalans hier een krachtig middel voor. Voor het opstellen van de kolommenbalans ben je in grote mate afhankelijk van grootboekrekeningen. Door je dus de principes van het boekhouden eigen te maken, zet je een aardige stap richting verantwoordelijk ondernemen.