Rekeningstelsel theoretisch bekeken
Rekeningstelsel | Systematisch Boekhouden ZZP deel 6
Het rekeningstelsel wordt behandeld in dit deel van de cursus. Het voorgaande deel ging over de balans en winst- en verliesrekening met daarbij de omzet. Het deel hierna gaat dieper in op het rekeningschema. Als je de voorgaande onderdelen van de basiscursus boekhouden hebt gevolgd, dan zal je gemerkt hebben dat de opstelling van diverse grootboekrekeningen niet op een systematische wijze is gebeurd.
De grootboekrekeningen werden opgesteld op het moment dat er zich een financiële situatie voordeed. Namelijk, deze werden gewoon overgenomen conform de volgorde van de beginbalans. Hetzelfde is eigenlijk ook gebeurd met de hulprekeningen van het eigen vermogen, ook deze zijn gewoon op een willekeurige wijze opgesteld.
Nu is hetgeen wij in de voorgaande voorbeelden hebben gedaan niet fout geweest, alleen ontbrak er binnen het geheel een stukje systematiek. Zoals je weet vormt systematisch werken een belangrijk ingrediënt voor het uitoefenen van goed ondernemerschap en daaronder valt ook de boekhouding.
Rekeningstelsel Systematisch Werken
Als je pas met de boekhouding begint, is het nog niet zo erg dat je bepaalde handelingen op een willekeurige manier verricht. Op het moment dat financiële handelingen in aantallen zullen toenemen, is het uitermate van belang dat je systematisch te werk gaat. Door systematisch te werk te gaan win je tijd. Tijd is schaars en tijd is geld, dus als ondernemer of zzp’er dien je hiermee zorgvuldig om te gaan…
Bij het samenstellen van de grootboekrekeningen gaan we daarom nu ook enig systematiek toepassen. Wat we gaan doen is het volgende. We gaan simpelweg grootboekrekeningen die soortgelijk zijn, bij elkaar rangschikken door gebruik te maken van een bepaald nummeringssysteem.
Natuurlijk moet je voor deze rangschikking een uitgangspunt hebben. Als uitgangspunt dien je je dan te houden aan de onderdelen zoals die voorkomen op de balans en de resultatenrekening. Het is daarom van belang dat je een goed overzicht hebt van wat er zoal voorkomt op de balans en de resultatenrekening en dat je dus de gangbare begrippen kent. We gaan daarom eerst beginnen met deze tour.
Balans
Als eerst gaan we de balans bekijken. Schematisch gezien ziet de balans er als volgt uit…
De creditzijde wordt de passiva genoemd. De passiva is eigenlijk het vermogen dat je bezit, in dat geval bestaat het vermogen uit een stukje eigen vermogen en een stukje vreemd vermogen. Het vreemd vermogen wordt gevormd door uitstaande schulden.
Je kunt dit plaatje ook op een andere manier bekijken. We kunnen zeggen dat de activa laat zien hoe het vermogen is besteed en de passiva laat zien hoe je het vermogen hebt verkregen.
Kapitaalgoederen
We gaan nu bekijken wat er allemaal precies onder kapitaalgoederen vallen. Voor een beter begrip illustreren we dat met de volgende indeling…
We onderscheiden vaste kapitaalgoederen en vlottende kapitaalgoederen.
De vaste kapitaalgoederen worden ook wel de vaste activa genoemd. Onder de vaste activa vallen bijvoorbeeld een bedrijfspand, de inventaris en eventuele auto’s die er in bezit zijn.
Een belangrijk kenmerk bij vaste activa is het feit, dat deze middelen vaak voor een langere tijd ter beschikking staan aan de onderneming. Een ander woord dat er daarom ook voor deze middelen gebruikt kan worden is het woord duurzame productiemiddelen.
Dan heb je een indeling dat gebaseerd is op vlottende kapitaalgoederen ook wel de vlottende activa genoemd.
Onder de vlottende activa vallen bijvoorbeeld debiteuren of de hoeveelheid voorraad wat je aan goederen hebt staan om de onderneming te drijven. Ook dien je hier onder te brengen het geld waarmee je werkt. Aanwezig geld kun je weer onderverdelen in kasgeld ook wel de liquide middelen genoemd en naar tegoeden die je hebt uitstaan bij de bank. De tegoeden vallen onder de post banken.
Onderverdeling passiva
Nu dat de activa is onderverdeeld gaan we kijken hoe hetzelfde gedaan kan worden voor de passiva. Dat geschiedt op de volgende manier…
Je hebt het eigen vermogen waar je een onderscheidt kunt maken naar vreemd vermogen. Binnen het vreemd vermogen kun je ook weer een onderverdeling maken naar de looptijd van het vermogen.
Zo heb je vreemd vermogen op lange termijn. Hieronder valt bijvoorbeeld de hypotheek dat je hebt uitstaan voor de financiering van een bedrijfspand. Ook kunnen er andere leningen onder vallen. Waar het hier omgaat is, dat er sprake dient te zijn van een looptijd van een bepaalde duur. In dit geval dient dat langer dan een jaar te zijn waardoor er sprake is van een schuld op lange termijn.
Naast vreemd vermogen op lange termijn heb je ook vreemd vermogen op korte termijn. Hier kun je dan denken aan een schuld aan de bank of crediteuren. Waar het hier omgaat is, dat er sprake dient te zijn van een looptijd dat gelijk is aan een jaar of korter.
Als je nu op basis van deze theorie de balans gaat indelen, dan ontstaat het volgende plaatje.
Resultatenrekening
Wat betreft de resultatenrekening hoeven we een niet al te diepe uitleg te geven. De begrippen spreken namelijk voor zich…
De resultatenrekening wordt onderverdeeld op basis van het onderstaand plaatje.
Rekeningstelsel
Nu dat het geheugen weer is opgefrist wat betreft de onderdelen van de balans en resultatenrekening, kunnen we verder gaan met het uitwerken van de systematiek…
Door de voorgaande indelingen aan te houden van zowel de onderdelen op de balans als de resultatenrekening komen we tot een systeem dat zich gaat vertalen in een bepaald rekeningstelsel.
Nu is het niet zo dat je aan dit rekeningstelsel pas aandacht dient te besteden wanneer je al de grootboekrekeningen hebt samengesteld. Het omgekeerde is namelijk het geval. Je dient eigenlijk als eerst een rekeningstelsel op te stellen alvorens je de grootboek gaat openen.
Door het systeem van het rekeningstelsel van te voren op te stellen ben je in staat het grootboek op basis daarvan op te stellen . Aan deze indeling dien je je stipt te houden. Doe je dat niet, dan begin je weer van vooraf aan en dat is niet de bedoeling.
Als je het rekeningstelsel eenmaal op een logische manier hebt samengesteld, dan dien je hieraan een nummeringssysteem toe te kennen. Binnen dit nummeringssysteem ga je dan rekeningen die aan elkaar verwant zijn onderbrengen in een bepaalde rubriek dat wordt voorzien van een bepaald nummer.
Je zou als volgt te werk kunnen gaan. Je creëert bijvoorbeeld een rubriek voor alles wat te maken heeft met de vaste activa, het eigen vermogen en schulden op lange termijn. Aan deze rubriek relateer je dan het nummer 0.
De volgende rubriek die je creëert omvat de schulden op korte termijn en de vorderingen die je hebt uitstaan. Aan deze rubriek geef je dan het nummer 1 mee.
Daarnaast creëer je rubrieken voor respectievelijk de kosten en de voorraad. Aan deze rubrieken geef je dan respectievelijk nummers 4 en 7 mee.
Dan kun je ook nog rubrieken samenstellen voor de brutowinst en overige resultaten. Aan deze rubrieken geef je dan een respectievelijk de nummers van 8 en 9 mee.
Slot
Werken met een rekeningstelsel binnen de boekhouding zal ervoor zorgen dat je systematisch te werk kunt gaan. Om een juiste vorm te geven aan het rekeningstelsel dien je eerst een onderverdeling te maken naar de posten die voorkomen in een specifieke boekhouding alvorens je begint met het verwerken van het grootboek. In het volgende deel van de cursus boekhouden gaan we dieper in op het rekeningstelsel middels praktische uitwerkingen.