Een van de manieren om nieuwe klanten te benaderen is het simpelweg oppakken van de telefoon en je verhaal te doen aan de juiste persoon.
In principe is bellen een van de meer simpele vormen van marketingtechnieken om je nieuwe klant te bereiken, althans in theorie. In de praktijk verloopt het bellen met potentiele klanten vaak minder soepel dan je voor ogen hebt en dan met name in het geval van “koud bellen”.
Ken je een klant al van te voren dan is het meestal geen probleem om een gesprek aan te knopen. Of er daaruit iets positiefs volgt is dan weer een ander verhaal.
Introduceer jezelf
Natuurlijk zijn er altijd weer wat technieken om van dat “koud belletje” een “warm belletje” te maken.
Je zou bijvoorbeeld kunnen denken aan een juiste introductie. Wanneer je iemand aan de lijn krijgt introduceer je dan zelf even in het kort. Noem tenminste je eigen naam en de naam van je bedrijf. Geef aan waar je voor belt en van waar of door wie je de klant kent.
Houd ook rekening met de situatie van de persoon met wie je belt. Het is daarom altijd even handig vooraf te vragen of je wel gelegen belt.
Is het gesprek eenmaal gaande zorg er dan voor dat je duidelijk praat en komt niet gehaast over. Jij bent degene die de klant nodig heeft. Ga je gehaast te werk dan zal dat alleen maar in jouw nadeel werken.
Motivatie
Pak de telefoon niet op wanneer je slecht gehumeurd bent of net een zwaar gesprek achter de rug hebt gehad. Je stemming is erg belangrijk bij het aangaan van een gesprek. Kies daarom het juiste moment voor jezelf uit en dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer je denkt het gevoel te hebben van “ja, kom maar op!”.
Heb je net 10 kilometer hardgelopen of er een late avond van gemaakt wacht dan totdat je weer voldoende energie hebt. Energieloos aan de telefoon hangen zal er alleen maar toe leiden dat het gesprek een verplichte toon zal bevatten. En wees er maar zeker van dat de klant dat opmerkt.
Voorbereiding
Zorg voor een goede voorbereiding. Natuurlijk is het zo dat je gesprekspartner een andere wending aan het verhaal kan geven waar jij geen rekening mee kunt houden. Maar desondanks is het van te voren weten over wat je het wilt gaan hebben en wat je eruit wilt halen een groot pluspunt. Denk na over vragen die je gesprekspartner zou kunnen stellen en het antwoord wat jij daarop zou kunnen geven.
Wat je bijvoorbeeld ook zou kunnen doen is het maken van een lijst waar je de gesprekspunten in opsomt. De punten met de meeste voorrang plaats je boven en zo loop je het rijtje af tijdens je gesprek.
Piektijden
Probeer te achterhalen alvorens je gaat bellen hoe het zit met de tijd die je gesprekspartner heeft. Zijn er bepaalde delen van de dag dat hij of zij met piekuren heeft te maken. Of is er sprake van afwezigheid op bepaalde dagen of delen van de dag. Mocht het laatste het geval zijn, bel dan niet direct wanneer persoon in kwestie pas op kantoor zit. De kans zal groot zijn dat het een zeer vluchtig en oppervlakkig gesprek gaat worden. Houd dus rekening met de werktijden.
Probeer ook rekening te houden met pieken die in bepaalde branches normaal zijn. Bijvoorbeeld accountantskantoren, deze hebben het vaak zeer druk aan het begin van het jaar. Neem dit mee in je planning en ga er tactisch mee om.
Gesprekspartner
Belangrijk te weten is met wie je het gesprek dient te voeren. Ga niet met de eerste en de beste medewerker uitvoerig in gesprek. Je verhaal doen aan maar een medewerker is alleen maar zonde van je tijd. Ook loop je de kans dat deze je boodschap niet goed zal overbrengen.
Soms kom je er niet onderuit dat je eerst met een medewerker in gesprek moet. Vaak zal dit de secretaresse zijn. Zij is ook degene die direct in contact staat met je juiste gesprekspartner. Ga in dit geval op de juist manier met deze persoon om. Immers zij vormt de brug. Is het zo dat je opnieuw zou moeten bellen onthoud dan tenminste haar naam en begin het gesprek wat informeel.
Als je het doet, doe het goed. Als je verder geen informatie hebt probeer te achterhalen wie de “hippo” is. Kom je in gesprek met de persoon die deel uitmaakt van de leiding dan maak je natuurlijk veel meer kans dat er resultaat geboekt kan worden.
Tutoyeren
Start het gesprek altijd met “u” mocht je gesprekspartner liever met “je” praten dan zal deze dat vaak vanzelf wel aangeven. Zo niet, vervolg het gesprek dan rustig in de “u-vorm”. Let er dus op dat niet jij tijdens het gesprek gaat bepalen dan er nu met “je” gesproken gaat worden in plaats van “u”.
Zorg er ook voor dat je niet aan het eten of drinken bent tijdens het gesprek. Hetzelfde geldt voor een wisselgesprek. Ook het telefoontje afbreken om bijvoorbeeld even snel de deur te gaan openen dien je te vermijden. Een korte stilte in het gesprek moet geen probleem zijn. Dit geeft ook een rustiger karakter aan het gesprek.
Notities
Notities maken van het gesprek zijn zeer belangrijk. Het is zeer moeilijk alles te onthouden mocht je gesprek van enige duur zijn. Daarnaast kun je snel even spieken mocht je iets willen herhalen dat je gesprekspartner heeft genoemd. Daar scoor je mee en geef je ook aan dat je het verhaal aan het volgen bent en begrijpt.
Vervolgafspraak
Komt het uiteindelijk tot een vervolgafspraak stem niet direct in met de eerste en beste suggestie van je gesprekspartner. Geef aan dat je de voorkeur geeft aan een aantal data zodat je even kunt bekijken welke data jouw het meest gunstigste uitkomen. Direct instemmen met de suggestie van je gesprekspartner kan overkomen in de trant van dat je misschien zonder opdrachten zit.
Mocht je degene die je wilt bereiken niet kunnen spreken dan heeft het achterlaten van je telefoonnummer in de meeste gevallen geen nut. Je loopt de kans dat persoon in kwestie je niet zal terugbellen terwijl jij intussen maar aan het wachten bent op dat ene telefoontje.
Het beste wat je kunt doen in deze situatie is te vragen wanneer je gesprekspartner wel in de gelegenheid is een gesprek te voeren en dat je dan aangeeft dat je wel zelf even terugbelt.
Aan het lijntje
Je tijd is kostbaar. Merk je dat je aan het lijntje wordt gehouden stel dan directe vragen over een beslissing. Vraag of de klant iets ziet in een eventueel gesprek zo niet, dan dienen ze dat ook duidelijk aan te geven. Je bedankt ze dan netjes en je gaat verder met je overige werk.
Bellen naar klanten kan een lastig onderdeel vormen van je werkzaamheden als ondernemer. Door je op de juiste manier voor te bereiden en rekening te houden met een aantal basisregels kun je de drempel flink wat verlagen. Vergeet daarbij ook niet dat hoe vaker je belt des te makkelijker het je op den duur af gaat.