Afhankelijk van wat je bent overeengekomen met je opdrachtgever omtrent het verlenen van een dienst of verkoop van een product kun je een factuur op verschillende manieren opstellen.
Tarief per uur
Een veel voorkomende wijze is factureren op uurbasis. In dit geval hanteer je een vooraf overeengekomen tarief per uur voor de dienst die je verricht. Belangrijk hierbij is dat je een goede administratie bijhoudt van het aantal gewerkte uren.
Tarief per dag
Het kan ook voorkomen dat de werkzaamheden van zodanig aard zijn dat het factureren op uurbasis niet op zijn plaats is. Meestal zal het dan gaan om taken die verschillende werkzaamheden omvatten waarvan de grote van zodanige aard is dat deze een aantal dagen betreffen om de klus te klaren. Hier kun je dan denken aan het verpakken en verzenden van pakketten waarbij je ook nog op bepaalde tijdstippen aan de telefoon zit met klanten.
In deze gevallen gaat het om het verrichten van verschillende werkzaamheden waarbij van tevoren niet te zeggen valt hoeveel uur je precies nodig zult hebben per taak. Bij het verzenden kun je onderweg te maken krijgen met oponthoud. Hier een uurtarief voor gaan rekenen werkt praktisch niet. Om hier efficiënt met de tijd om te gaan is het handig in dit soort gevallen te factureren op basis van het aantal dagen die van toepassing zijn.
Een andere manier om hier te factureren is dat je per onderdeel een vast tarief hanteert ongeacht de tijd die ermee gemoeid gaat. Voor het verpakken hanteer je dan een apart tarief en hetzelfde doe je dan voor de overige onderdelen.
Tarief per aantal
Bij bepaalde klussen heb je de mogelijkheid om ook te factureren op basis van aantal in plaats van een uurtarief. Je kunt in dit geval dan denken aan bijvoorbeeld het vertalen van een technische handleiding. Hier baseer je het tarief dan op bijvoorbeeld het aantal bladzijden dat je vertaald of het aantal woorden.
Tarief op projectbasis
Werk je vaak samen met een bepaalde opdrachtgever en gaat het om een klus dat je ook meerdere malen hebt verricht dan kun je in dit geval een tarief hanteren op projectbasis.
Het werken op projectbasis kan een risico vormen in geval je een bepaalde klus voor het eerst verricht en met een opdrachtgever die ook nieuw voor je is. Je weet maar nooit hoe het project verloopt en de sfeer dusdanig verandert dat er andere wegen worden gekozen waardoor het geheel langer gaat duren dan gepland.
Wanneer het project langer gaat duren dan de planning loop je het risico dat je voor dat deel geen inkomen binnenkrijgt. In geval van werken op projectbasis is het dus goed van tevoren een juiste afweging te maken.
Tijdstip betaling factuur en cashflow
Los van het nadenken over het tarief dat je gaat hanteren is het ook handig na te denken wanneer je uitgeschreven facturen betaald dienen te worden. Bij sommige klussen is het vanzelfsprekend dat je direct na voltooiing van de klus je geld krijgt. Denk maar aan het vervangen van een autolamp bij een garage.
Werk je op projectbasis dan is betaling na afloop van het project conform gewoonten. Wel dien je hier goed te kijken naar de looptijd van het project. Het beste is dat je hier een onderverdeling maakt naar looptijd van het project op basis van je persoonlijke situatie. Voor jezelf hanteer je dan een bepaalde tijdsperiode, stel een maand. Betreft het een klus van een maand of korter dan factureer je bijvoorbeeld in een keer. Bestrijkt de lengte meerdere maanden dan dien je vanzelfsprekend te factureren in delen.
Gaat het om projecten van langere duur dan kun je het factureren splitsen door aan het begin een bepaalde percentage van het totaalbedrag in rekening te brengen. Daarna kun je nog tussentijds factureren en uiteindelijk het restant bij oplevering van het project.
Om voor wederzijdse verassingen komen te staan is het ook hier op zijn plaats om van tevoren overeenstemming te bereiken over het in rekening te brengen tarief en het moment van betaling. Daarbij dien je voor je zelf goed in de gaten te houden wat je per periode minimaal aan contanten in je ondernemingskas dient te hebben om aan je verplichtingen te kunnen voldoen. Je cashflow in de gaten houden is dus van zeer groot belang binnen dit geheel.
Specificatie factuur
Bij het opstellen van je factuur dien je deze te voorzien van een goede specificatie. Vooral als het gaat om grote bedragen wil de klant vaak weten waar het bedrag uit is opgebouwd en hoeveel tijd er aan elk onderdeel is besteedt. Hiermee bouw je ook een vertrouwensrelatie met de klant op en maak je daardoor kans dat je in de toekomst weer gevraagd kan worden voor een bepaalde opdracht.
Tijdstip facturatie
Houdt je ook stipt aan het moment van factureren. Ben je termijnen overeengekomen wat betreft de facturatie verstuur je nota’s dan ook direct per afgesproken datum. Is de klus geklaard maak de nota op en verstuur deze. Voor de klant is het ook belangrijk omdat ze op deze manier ook inzicht krijgen in het financiële verloop en het op de juiste manier omgaan met de begroting. Daarnaast is factureren op het juiste moment ook van belang voor het doen van de aangifte omzetbelasting.
Administratie
Denk er ook om dat je een goede administratie bijhoudt van al je verstuurde facturen. Los van de Belastingdienst kunnen klanten van tijd tot tijd navraag doen over de samenstelling van een bepaalde factuur. Als je daarop geen passend antwoord kunt geven zal de zaak in jouw nadeel beslecht kunnen worden. Zorg dus dat je de klant voor bent.
Opmaak factuur
In geval je een factuur opstelt probeer een en dezelfde opmaak te hanteren. Door ook steeds weer verschillende opmaken te gebruiken maak je het jezelf alleen maar moeilijker en ook je vaste klanten zullen denken wat er aan de hand is.
Hanteer ook altijd standaard factuurnummers, dit is verplicht. De nummering die je hier gebruikt mag je zelf bepalen. Je kunt bijvoorbeeld een systeem hanteren waar je de eerste paar letters van de naam van je opdrachtgever gebruikt en daaraan vastkoppelt een oplopend nummeringssysteem. Het nummeringssysteem kan bestaan uit een code dat weergeeft welke factuur het uit de reeks is en de datum. In plaats van naam van opdrachtgever kun je bijvoorbeeld ook projectnaam gebruiken.
Met behulp van factuurnummers is het voor beide partijen snel mogelijk een factuur op te zoeken mocht bepaalde informatie nodig zijn.
Neem in ieder geval de volgende elementen op in je factuur:
– De naam en adresgegevens van je bedrijf
– De naam en adresgegevens van de opdrachtgever
– Factuurnummer
– BTW-nummer
– Datum factuur
– Omschrijving werkzaamheden waarbij je ook rekening houdt met hoe je het tarief hebt bepaald
– Het totaalbedrag met eventueel aparte vermelding BTW-bedrag inclusief gehanteerde percentage
– Termijn waarin betaling moet plaatsvinden.
Heb je deze element opgenomen in je factuur dan heb jij je aan de belangrijkste verplichtingen gehouden. Je bent dan verder geheel vrij in hoe je de opmaak verder verzorgt.
Het opstellen van je factuur dien je goed af te stemmen op de dienst die jij verricht of het product dat jij verkoopt. Naast deze afstemming ben je verplicht je aan een aantal regels te houden. Het op deze manier omgaan met je facturen doet ook je administratie goed.