Eindelijk is het zover, als ondernemer mag je nu zelf beslissen over de vorm en inhoud van je kantoorruimte. Geen baas meer die zegt dat jij je gezellige stekkie bij het raam moet verruilen voor die donkere hoek ergens achter in de kamer. Het espresso-apparaat kan eindelijk op je bureau en de radio mag nu lekker luid.
Kortom als ondernemer kun jij het inrichten van je kantoor zo gek maar maken als je wilt. Zolang jij je er prettig bij voelt en het werkt allemaal praktisch dan zal het in orde zijn.
Maar een onderdeel dat je hierbij niet dient te vergeten is het budget. Het is je budget dat uiteindelijk zal bepalen of die droomkantoor ook werkelijkheid wordt.
Beschikbare budget
Het beschikbare budget zal vaak in eerste instantie bepalen hoe het met je inrichting zal verlopen. Kies je in je beginperiode voor een kantoor aan huis dan zal je flink wat van je budget besparen. Een deel hiervan kun je dan besteden aan de inrichting. Aan de andere kant kun je dat zelfde deel besteden aan het behalen van omzet. Prioriteit zal het uitmaken.
Ruimte buitenshuis
Soms kom je er niet onderuit dat je genoodzaakt bent een ruimte buitenshuis te zoeken. Ben je bijvoorbeeld loodgieter dan is het hebben van een ruimte van enige omvang zeer belangrijk voor het goed kunnen uitoefenen van je werkzaamheden. In dit soort gevallen dien je dus goed te letten op het budget dat je ter beschikking hebt.
Huurcontracten lopen vaak voor een bepaalde periode. Er tussentijds vanaf komen kan, maar dat kan dan gepaard gaan met een flinke afkoopsom.
Aan de andere kant creëert het hebben van ruimte en dan met name in het geval je vaak klanten over de vloer krijgt, buitenshuis een betere indruk. En ook kun je privé hiermee goed gescheiden houden.
Fysieke zichtbaarheid
Afhankelijk van de diensten of producten die je aanbiedt kan het van belang zijn dat je wordt gezien door passanten. Ben je fysiek zichtbaar dan kan dit voor meer omzet zorgen. Bij andere vormen van het drijven van je onderneming geldt dit weer niet. Denk maar aan het feit dat je een webshop exploiteert.
Vaak kun je dit voldoende afdoen zonder dat je daadwerkelijk contact hebt met de klant. Los daarvan, je zult ook te maken krijgen met het feit dat klanten producten zelf willen komen ophalen of retourneren. Ga je voor die professionele serviceverlening en wil je de grotere concurrenten tegenstand kunnen bieden dan heb je met een fysieke bedrijfsruimte alvast een goede troef in handen.
Persoonlijkheid
Een ander punt dat een rol kan spelen bij de keuze tussen een kantoor aan huis of juist buitenshuis heeft te maken met je persoonlijkheid. Ben je iemand die snel wordt afgeleid door dingen waar je een zwak voor hebt dan is een kantoor aan huis geen goed idee.
Een kantoorruimte buitenshuis is dan de efficiënte oplossing. Kun je werk en privé strak gescheiden houden en vereist de uitoefening van je beroep dat niet dan moet een kantoor aan huis absoluut geen probleem vormen.
Daarnaast zorgt een kantoor aan huis ervoor dat je mooi af bent van het reizen, file en vertragingen met het openbaar vervoer.
Huren kantoorruimte
Bij het huren van kantoorruimte zal er sprake zijn van een gebonden overeenkomst, althans als je ervoor hebt getekend. De overeenkomst zal vaak een bepaalde periode betreffen en soms kan het ook zo zijn dat er sprake is van het betalen van borg. De borg dien je dan vooraf te voldoen en dit kan gelijk zijn aan de huur van een maand maar soms ook meer.
Het is belangrijk bij het huren van ruimte als eerste te kijken naar de hoeveelheid ruimte die je nodig hebt. In het begin kan het zo zijn dat je aan een kleine ruimte meer dan voldoende hebt. En ook kan dit beter passen bij je budget.
Maar je dient ook te denken aan de toekomst. Gaat het goed met je bedrijf dan zal er vroeg of laat meer ruimte nodig zijn. Gebeurt dit al op korte termijn waarbij de locatie perfect is maar op dat moment net de extra ruimte niet ter beschikking is dan kan dat zeer vervelend zijn.
Huurovereenkomst
Let ook op hetgeen er in de huurovereenkomst staat. Belangrijk hierbij zijn onder andere de volgende aspecten.
Kijk goed naar de overeengekomen termijn, de prijs en overeengekomen hoeveelheid ruimte en de periode van het contract. Hoe zit het met verplichtingen waar je aan gebonden bent en de opzegtermijn. Mogen er wijzigingen worden aangebracht aan de ruimte zelf en wat precies? Voor wie zijn deze kosten en hoe zit het met de aansprakelijkheid. Is er sprake van een indexatie wat betreft de huurprijs?
Ook dien je te denken aan het contract waar je aan vastzit. Kijk of er mogelijkheden zijn om van tevoren gebruik te kunnen maken van opties om over te stappen naar een grotere ruimte zonder dat je in de problemen komt met je huurtermijn.
Overige aspecten huurovereenkomst
Kijk ook of er sprake is van bewaakte ruimte of dat er beschikking is over zelf te activeren beveiliging. Is dit allemaal inbegrepen of dient er extra voor betaald te worden mocht er sprake zijn van bijvoorbeeld een alarminstallatie. Wie maakt de kantoorruimte schoon? Dien jij dit zelf te doen of wordt dit gedaan en is dit inbegrepen in de huurprijs?
Dien je reparaties zelf uit te voeren of daar zorg voor te dragen of dien je hiervoor bij de verhuurder aan te kloppen? Heb je de beschikking over een eigen keuken en toilet met of zonder bad of is dit allemaal gemeenschappelijk en heb je in het laatste geval geen moeite daarmee? En op welk afstand bevinden deze zich van je kantoor?
Hoe zit het met de energiekosten. Hieronder dien je te verstaan kosten voor gas, water en elektra. Zijn deze allemaal apart of is dit inbegrepen.
Heb je voldoende lichtinval of betreft de ruimte een donker hok. Indien sprake van voldoende lichtinval is er dan ook sprake van bescherming tegen zonlicht of dien je hiervoor zelf zorg te dragen. Past de omgeving en locatie bij hetgeen je te bieden hebt aan je klanten. Zijn de ruimten goed geïsoleerd en heb je bijvoorbeeld geen last van sigarettenrook van je buurman.
Bij het kiezen van kantoorruimte heb je diverse keuzes. Bij elke mogelijkheid dien jij je eigen ondernemerssituatie ertegenover te plaatsen. Maak je gebruik van ruime buitenshuis waarbij sprake is van huur dan dien je de huurovereenkomst met grote zorg te bekijken.