Heb je eindelijk de opdracht binnen dan begint daarna het traject van de praktische uitwerking van je offerte. Het moment breekt dan aan dat je daadwerkelijk al je kunnen uit de kast dient te halen om hetgeen waar te maken wat je hebt beloofd.
Zolang jij en je opdrachtgever zich houden aan hetgeen in de offerte is opgenomen is er in principe weinig wat er mis kan gaan. Maar indien jij of de opdrachtgever gaan afwijken van hetgeen is overeengekomen zullen er algauw problemen ontstaan.
Hoe kun je er nu voor zorgen dat je de opdracht in grote mate probleemloos kunt verrichten? Simpel, door een juiste offerte op te stellen.
Opstelling van de offerte
Bij het aangaan van opdrachten vormt de offerte een belangrijk onderdeel. Het is daarom van belang de juiste betekenis van een offerte in je achterhoofd te hebben.
Globaal gezien is er de klant, deze heeft een probleem, jij kunt dat oplossen tegen een bepaalde prijs en het enige twistpunt is nog de overeenstemming. De offerte is hierbij jouw hulpmiddel. Hiermee leg je de basis neer voor een vruchtbare samenwerking.
In de offerte omschrijf je het probleem van de klant, wat de klant van jou mag verwachten en hoe jij hem of haar hierin gaat begeleiden. Ook neem je in de offerte op onder welke voorwaarden je het werk zal gaan verrichten. Met de offerte voorkom je dus dat je verwachtingen schept bij de klant die je niet kunt waarmaken.
Aan de andere kant neem je in de offerte ook op wat je van de klant zelf mag verwachten. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan het beschikbaar stellen van bepaalde informatie of dat je gebruik moeten kunnen maken van bepaalde faciliteiten.
Kosten
Je dient ook aan te geven in hoeverre je voor bepaalde verrichtingen de onkosten voor jouw rekening neemt. Indien je bijvoorbeeld een handleiding schrijft dan kun je afspreken dat in jou honorarium is inbegrepen de prijs voor twee exemplaren. Wil de klant meerdere exemplaren dan dient er hiervoor extra betaald te worden.
Keuzepakket
Wanneer het gaat om een opdracht van enige omvang waarvan de prijs hoog uitvalt zou je ook kunnen denken aan het opstellen van een keuzepakket met daaraan gerelateerde prijzen. Hiermee bereik je dat de klant zich niet direct terugtrekt bij een prijs dat boven zijn budget uitgaat. De klant heeft dan namelijk de keuze om te kiezen voor een pakket dat beter past bij het budget.
Aan de andere kant is het bij een offerte ook van belang dat je niet al te gedetailleerde oplossingen weggeeft. Dit is ter bescherming van jezelf. Als de klant uiteindelijk niet voor jou kiest heeft deze in tussentijd wel kennis kunnen nemen van jouw oplossingen.
Pre-fase offerte
Voordat je een opdracht probeert binnen te halen is het van belang dat je zoveel mogelijk over de opdrachtgever komt te weten. Op het oriëntatiegesprek is het van belang dat je goed naar de klant luistert om zo een beeld te vormen wat er van jou wordt verwacht.
Stel vragen indien dingen niet duidelijk zijn. Het stellen van vragen over onduidelijkheden komt absoluut niet dom over. Het geeft juist aan dat je de opdrachtgever in een bepaalde mate begrijpt maar dat je nog iets meer opheldering nodig hebt.
Waar je ook rekening mee dient te houden is dat de klant wel weet dat er zich een probleem voordoet binnen het bedrijf, alleen kan dit soms niet op de juiste manier omschreven worden. Door het niet juist kunnen omschrijven van het probleem kun je dan ook niet de juiste afspraken maken. Het is daarom aan jou de taak hier nader onderzoek naar te verrichten en het exacte probleem boven water te halen.
De oplossing voor de opdrachtgever
Heb je eenmaal het exacte probleem achterhaald dan kun je de klant laten weten dat jij hiervoor een oplossing met de juiste aanpak kunt aanbieden. Wees voorzichtig met het feit dat je het ontstaan van het probleem niet zodanig naar voren schuift dat daaruit blijkt dat het door toedoen van de klant zelf is ontstaan.
Zorg er ook voor dat je niet direct binnen valt met een complete oplossing. Hiermee kun je het effect creëren dat de klant alleen maar meer van je gaat verwachten voor dezelfde prijs. Hou een marge voor jezelf aan. Wat je het beste kunt doen is dat je begint met wat korte aanwijzingen te geven. Hierdoor creëer je nieuwsgierigheid bij de klant.
Het is vaak doeltreffender om net datgene te leveren wat nodig is om tot een goede oplossing te komen. En als dat eenmaal in een later stadium is afgerond je het geheel aanvult met extra’s die je imago alleen maar verder doen opvijzelen. Hierdoor creëer je voor je zelf een soort speelruimte in die zin dat je nog wat achter de hand hebt.
Inrichting werk
Vergeet ook niet in je gesprekken mee te nemen de manier van hoe je het werk verricht. Je kunt namelijk te maken krijgen met opdrachtgevers die gaan stellen hoe jij je werk moet gaan uitvoeren als je eenmaal bezig bent. Het probleem hiervan is dat je dan telkens een andere wending aan je manier van aanpak moet geven. Dit leidt alleen maar tot ergernis en tijdsverspilling.
Let er ook op dat je maar met een persoon binnen het bedrijf waar je de opdracht gaat uitvoeren contact hebt over de voortgang. Wanneer Jan, Piet en Klaas zich allemaal met jouw werk gaan bemoeien en aangeven wat je moet doen dan dien jij je zelf af te vragen wat je daar eigenlijk doet.
Vergadercultuur
Pols bij je gesprekken ook of er een vergadercultuur aanwezig is. Als dit niet in lijn ligt met je werkzaamheden maak er dan goede afspraken over. Leg vast of je hieraan meedoet, hoe vaak en op welke tijdstippen.
Oriënterend gesprek
Houd ook in de gaten hoe vaak je een oriënterend gesprek voert om de mogelijkheden af te tasten of er een offerte kan worden uitgebracht. Gebruikelijk is dat een gesprek voldoende is. Moet je vaker langs gaan weeg dan de grote van het project af tegen de inspanningen die je op dat moment kosteloos doet.
Opsturen offerte
Tenzij de klant het zelf niet expliciet aangeeft maar jij een goed gevoel hebt gehad bij het gesprek dien je gewoon een offerte op te maken en te versturen naar de klant. Laat je kansen nooit onbenut voorbijgaan. Je hebt immers al contact, dus maak er gebruik van.
Met een offerte verkoop jij je zelf eigenlijk. Wat je mondeling met de klant hebt afgesproken leg je helder en duidelijk vast op schrift. Je bent je namelijk bewust van het exacte probleem en jij biedt daarvoor een oplossing.
Neem het opstellen van een offerte als een serieuze taak op en besteed er ruime aandacht aan. Maak er een verzorgd document van en zorg dat het qua vormgeving er professioneel uitziet. Beschouw de offerte als een voorvertoning van jouw expertise.