Een moment waar je als zelfstandig ondernemer graag naar uitkijkt, is het moment dat er een betaling plaatsvindt. Voordat er een betaling plaatsvindt dien je eerst factuur op de juiste manier op te stellen en te verzenden naar je cliënt.
Het opstellen van een factuur kan op diverse manieren gebeuren. Je kunt het opstellen middels een spreadsheet programma en soms bied je boekhoudprogramma ook de mogelijkheid om facturen op te stellen met als voordeel dat dit dan ook direct in je administratie wordt verwerkt. Andere mogelijkheden zijn dat je facturen kunt opstellen middels bepaalde web applicaties.
Automatisch gegenereerde facturen
Het voordeel van automatisch gegenereerde facturen is dat je niet steeds zelf hoeft te zorgen voor een factuurnummer en dat je over een handig systeem beschikt wat betreft beheer van je facturen. Ook ben je instaat om binnen een mum van tijd een bepaald factuur op te zoeken voor eventuele verdere behandeling. Kortom, een excuus hebben om geen degelijk en verzorgd factuur op te stellen zit er helaas niet bij.
Opstelling factuur
De opstelling van een factuur zal aan een aantal eisen dienen te voldoen. Deze eisen worden in ieder geval gesteld door de Belastingdienst en daarnaast is het ook zo dat het op een bepaalde manier opstellen van een factuur voor je cliënt als vertrouwelijk overkomt, althans dat is wat je ermee wilt bereiken. Het gebeurt maar al te vaak dat er ook nepfacturen in omloop zijn. Indien een factuur herkenbaar is voor je cliënt maak je ook meer kans dat deze netjes op tijd zal worden betaald.
Op je factuur dienen voor te komen je naam/bedrijfsnaam, overige NAW-gegevens, naam en adres cliënt, KvK-gegevens, BTW-nummer, datum, factuurnummer, bedrag inclusief en exclusief BTW, BTW percentage en BTW-bedrag. Voor de rest kun je ook denken aan een omschrijving van het werk, betalingstermijnen en betalingsmethoden. Dit alles netjes verzorgd en voorzien van een herkenbaar logo.
Hoe je verder je factuur opstelt en indeelt kun je zelf bepalen als zelfstandig ondernemer. Van belang is dat je aan de gestelde eisen van de Belastingdienst voldoet en minimaal bovenstaande gegevens erin vermeldt.