Om je werk als zzp’er zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren is het essentieel dat je goede afspraken maakt met de klant en deze vastlegt. De afspraken die je maakt kunnen zeer verschillend zijn per opdracht. Belangrijk bij het maken van je afspraken is dat je de juiste overwegingen in acht neemt.
Naast het maken van afspraken is het ook van belang dat jij je bewust bent van zaken die het ondernemerschap eigen zijn. Denk bijvoorbeeld aan je werklocatie of het oplossen van conflicten.
Werklocatie ZZP
Afhankelijk van je persoonlijke situatie heb je hier over het algemeen twee mogelijkheden. Je kunt kiezen voor een kantoorruimte aan huis of buitenshuis. Beide opties hebben zo hun voor- en nadelen.
Naast je eigen voorkeur dien je ook rekening te houden met de voorkeur van de opdrachtgever. Op locatie werken kan onderdeel vormen van de gemaakte afspraken. Is het laatste vaak het geval dan is een kantoor aan huis de betere oplossing.
Een kantoor aan huis heeft als voordeel dat je flink wat kosten kunt besparen. Iets wat in je beginperiode als zelfstandige mooi meegenomen is. Aan de andere kant loop je de kans dat privé en zakelijk elkaar zullen doorkruisen.
Een kantoor buitenshuis brengt ook voordelen met zich mee.
Indien er sprake is van een gezinssituatie is het van belang dat je geconcentreerd kunt doorwerken. Het hebben van een kantoorruimte buitenshuis biedt je deze optie. Privé en werk hou je zo dus gescheiden. Tevens straalt het meer professionaliteit uit naar je klanten toe.
Belastingtechnisch gezien kan een kantoorruimte buitenshuis je ook eventueel fiscale voordelen opleveren. Aan de andere kant kan een kantoor buitenshuis er wel voor zorgen dat er een aardig beslag op je budget wordt gelegd.
Conflicten voorkomen
Het over iets niet eens zijn zal altijd voorkomen. Neem dit altijd mee in je gesprekken. Indien een dergelijke situatie zich voordoet blijf er dan ook niet aan vasthaken. Laat het niet uitlopen tot conflicten. Doe water bij de wijn. Probeer indien mogelijk de situatie op te lossen door met een alternatief te komen. Denk aan je toekomst.
Vastlegging van je afspraken als ZZP
Nadat je een opdracht hebt binnen gekregen is het van belang dat je als ZZP’er de gemaakte afspraken uitwerkt en vastlegt. Wacht er niet mee, je kunt dingen al snel vergeten als je het drukker krijgt. Ook staat het erg onprofessioneel als je de opdrachtgever moet bellen om te vragen wat er weer precies was afgesproken.
Doe de opdrachtgeer ook een exemplaar toekomen van de gemaakt afspraken. Dit voorkomt dat je voor verrassingen kan komen te staan in een later stadium.
Looptijd van de opdracht
Probeer van tevoren goed in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaalde opdracht uit te voeren. Hanteer ook een overschrijdingsmarge voor jezelf. Indien je bijvoorbeeld een opdracht niet binnen de afgesproken tijd kunt opleveren geef dit dan duidelijk van te voren aan.
Voorkom dat je deze melding maakt nadat je opleveringstermijn is verstreken. Je doet je zelf meer kwaad aan dan goed. Je naam wordt uiteindelijk geschaad en dat is iets waar je als zzp’er absoluut niet op zit te wachten. Negatieve ervaringen verspreiden zich helaas sneller dan positieve.
Eigen mening bij standpunten
Het is moeilijk en vooral als je pas aan de bak bent als zelfstandige zonder personeel om nee te kunnen zeggen. Maar soms moet dat helaas. Indien je het over iets niet eens bent breng dan jouw standpunten duidelijk naar voren. Geef aan waarom iets wel of juist niet kan. Uiteindelijk ben jij de professional.
Blijf alert tijdens het onderhandelen en werk met grenzen. Voordat je op gesprek gaat is het handig voor jezelf te bedenken wat je minimaal uit de opdracht dient te halen.
Extra factureren
Schroom niet om extra werk dat er achteraf is bijgekomen apart in rekening te brengen. Het in rekening brengen van extra- of meerwerk is binnen heel wat branches een gebruikelijk iets. Dat kan dus ook voor jou gelden.
Aansprakelijkheid
Wanneer je een deel van de werkzaamheden verder uitbesteed aan andere zelfstandigen of een bedrijf breng dan duidelijk in kaart wie voor wat aansprakelijk is. Denk hier al over na voordat je aan een samenwerking wilt gaan beginnen. Je zou bijvoorbeeld kunnen denken aan het feit dat jij niet aansprakelijk wordt gesteld als een opdrachtgever degene die jij hebt ingeroepen niet betaald.
Aan de andere kant kunnen er diverse factoren een rol meespelen wat betreft het indekken van de aansprakelijkheid. Waar het hier omgaat is dat je de aansprakelijkheid niet uit het oog verliest als je besluit te gaan samenwerken met anderen.
Algemene voorwaarden van de opdrachtgever
Let op de algemene voorwaarden die de opdrachtgever hanteert. De algemene voorwaarden kunnen zodanig opgesteld zijn dat deze in het voordeel spelen van de opdrachtgever. Lees de voorwaarden daarom goed door. Mocht iets niet in de lijn liggen met jouw visie geef dat aan en zorg ervoor dat er een gewijzigde versie komt die wel aansluit met hetgeen jij voor ogen hebt.
Auteursrecht van gebruikte materialen
Indien je bij je diensten gebruik maakt van auteursrechtelijk beschermd materiaal is het belangrijk binnen de grenzen van het gebruik te blijven. Het is vaak onduidelijk wat er wel en niet mag. Loop dit daarom goed na.
Ook het omgekeerde is mogelijk, auteursrechtelijk beschermd materiaal van jou zelf kan bij de opdrachtgever terecht komen. Zorg ervoor dat het duidelijk voor de opdrachtgever is wat wel en niet mag.
Bescherming van je ideeën
Wees voorzichtig met het feit indien je over een briljant idee beschikt. Ideeën zijn namelijk niet beschermd. Om je zzp ideeën te kunnen verwezenlijken kan het zijn dat je de hulp van derden nodig hebt. Indien zo’n situatie zich voordoet is het altijd handig desbetreffende partijen een geheimhoudingsplicht te laten ondertekenen.
Wanbetalers
Doe geen zaken met bedrijven die een slechte naam hebben wat betreft het doen van betalingen of in de financiële problemen zitten. In het laatste geval kun je meestal fluiten naar je geld.
Probeer daarom indien mogelijk het bedrijf met wie je in zee gaat vooraf door te lichten omtrent de financiële gezondheid. Probeer ook te achterhalen of ze bekend staan als wanbetalers.
Indien het voorgaande niet lukt en je een wanbetaler tegenkomt schakel dan een incassobureau in. Bij sommige bedrijven is helaas dit de prikkel dat er tot betaling wordt overgegaan. Laat je opdrachtgever in ieder geval weten dat je eventueel ook van deze stap gebruik maakt.
Kwaliteit van je werk
Verlies de kwaliteit van je werk niet uit het oog. Sta open voor kritiek. Bouw zelf een aantal checks in waaraan je werk dient te voldoen. Indien je opdrachtgever ontevreden is ga dan positief om met het kritiek en probeer tot een compromis te komen.
Soms is het zo dat de opdrachtgever sommige dingen niet begrijpt en op basis daarvan een verkeerde conclusie trekt. Zo’n situatie kun jij dan als professional makkelijk naar je toe trekken en oplossen. Praat erover met je opdrachtgever.
ZZP’er zijn is niet simpel. Aspecten die het ondernemen eigen zijn kunnen anders lopen dan je in gedachte had. Desondanks kun je met de juiste afspraken en overwegingen uiteindelijk een positieve draai geven aan je ondernemerschap.