Het bijhouden van uren, met name bij de start van je eigen bedrijf, is een belangrijke administratieve bezigheid wat je als zzp dient te doen. Dit zal een taak zijn dat constant doorloopt zolang jij je onderneming draait.
Dat je iets meer nadruk dient te leggen bij de start heeft te maken met het feit dat je een indicatie wilt krijgen van wat je aan gemiddelde tijd kwijt bent bij een bepaald project. Heb je eenmaal zo’n indicatie dan heb je daar weer baat bij voor het bepalen in de toekomst van wat een project zal kosten voor een cliënt.
Urenadministratie
Het bijhouden van je urenadministratie kun je op diverse manieren uitvoeren. Probeer altijd aan het eind van een opdracht het gehele proces opnieuw na te lopen waarbij je kijkt hoeveel tijd welk onderdeel in beslag heeft genomen. Sowieso dien jij dagelijks je uren bij te houden. Betreft het een langdurig project dan zal je algauw het zicht hierop verliezen als je dat niet dagelijks doet. Naast een indicatie van de uren geeft dit ook aan of het geheel wel op een efficiënte manier is verlopen.
Inschatting
Heb jij aan je cliënt een rekening gepresenteerd bij de aanname van de opdracht dat is gebaseerd op een inschatting van het aantal uren dan zal ook hier een urenadministratie van belang zijn. Je cliënt zal nu eenmaal van je verwachten dat deze een definitief urenoverzicht krijgt zodat er gecontroleerd kan worden of het geschatte bedrag wel overeenkomt.
Onvoorziene omstandigheden
Een ander aspect wat een rol kan spelen is dat er tijdens het uitvoeren van het project er onvoorziene omstandigheden kunnen optreden waar er geen rekening mee is gehouden bij het vaststellen van je tarief. Door een juiste administratie te voeren kun je dit als bewijsmateriaal aan je cliënt overhandigen zodat deze ziet dat het een en ander helaas bijgesteld dient te worden.
Productieve dag
Het kan ook voorkomen dat je als zzp’er aan het eind van de dag jezelf soms afvraagt of je nu wel declarabel bezig bent geweest. Door exact je uren bij te houden van die dag kun je erachter komen of je productief bezig bent geweest en of jij je werkwijze dient aan te passen. Door op deze manier corrigerend op te treden doe jij jezelf als je cliënt alleen maar goed. En dat is ook weer iets dat je kunt meenemen voor de toekomst.