Btw nummer controleren

Tabel landcodes voor btw nummer controle

Waarom btw nummer controleren?

Stel dat je kozijnen verkoopt in Ierland en in Zweden en jouw bedrijf is gevestigd in Breda. Jij zorgt voor de levering vanuit Breda naar Dublin en Dalarna. Als leverancier ben je nu btw verschuldigd omdat je vanuit Nederland goederen hebt vervoerd.

Echter, de goederen hebben als eindbestemming een ander EU-land, namelijk Ierland en in Zweden. Op basis daarvan is deze levering op basis van het btw-stelsel niet belast voor jou. Jouw levering valt namelijk onder het nultarief.

Je afnemers in Dublin en Dalarna, ontvangen de kozijnen en omdat er dus sprake is van verwerving, moeten je afnemers aldaar wel omzetbelasting berekenen en afdragen. Bij je afnemers is er namelijk sprake van een intracommunautaire verwerving en bij jou is er sprake van een intracommunautaire levering.

Nu dat het duidelijk is wanneer je recht hebt op het nultarief, is het belangrijk te weten waarom je in dit soort gevallen een
btw-nummer check dient uit te voeren als je zaken doet in het buitenland. De Belastingdienst stelt namelijk een aantal eisen wil er sprake zijn van een intracommunautaire levering. Die eisen hebben we eigenlijk al weergegeven in ons verhaal over de levering in Ierland en Zweden, namelijk: levering van goederen, vervoer naar een ander EU-land en het verschuldigd zijn van omzetbelasting in het ander EU-land.

BTW-identificatienummer

Als ondernemer dien je dit allemaal te bewijzen. Is dat allemaal in orde, dan dien je nog aan één voorwaarde te voldoen wil je het nultarief kunnen toepassen. Dat is, dat je over een geldig btw-identificatienummer, in het Engels VAT (Value Added Taxes) genoemd, van je afnemer dient te beschikken.

Soms is het mogelijk om zonder een btw-identificatienummer het nultarief toe te passen, maar voor dit verhaal laten we dat even buiten beschouwing. Met het identificatienummer zorgt de afnemer er namelijk voor dat er sprake is van een belaste verwerving zodat jij het nultarief kunt toepassen. Het is dus van belang dat jij als leverancier dit nummer op de factuur vermeldt en ook dient het te worden genoteerd op de ICP-opgaaf.

VIES btw

Op basis hiervan is het dus van groot belang dat jij als leverancier het btw-identificatienummer eerst daadwerkelijk controleert alvorens je verder zaken gaat doen. De btw nummer check kun je uitvoeren op een speciale gedeelte van de website van de Europese Commissie. Doe je vaker zaken met een bepaalde afnemer, dan hoef je niet telkens de verificatie uit te voeren. Eens in de zoveel tijd is meer dan voldoende. Weet je echter dat er een wijziging heeft plaats gevonden, bijvoorbeeld het adres, dan dien je opnieuw de verificatie uit te voeren.

Zoals we hebben aangegeven kun je een geldig btw nummer opzoeken op de site van EC (European Commission) en wel op dit adres: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Het verifieren kan voor alle landen in de EU plaatsvinden, dus ook Nederland zelf. Naast btw nummer checken kun je er ook de naam en adres van je afnemer verifiëren.

BTW nummer controle

Vaak kun je als leverancier bij voorbaat zelf een controle uitvoeren alvorens je het btw nummer gaat zoeken. Een btw-identificatienummer is namelijk op een bepaalde wijze opgebouwd. Daarover straks meer. Door deze check zelf alvast te doen weet je al hoe je ervoor staat. Is het controleren van het btw nummer achter de rug en deze was positief, handig is dat je dan een print maakt of dat je het resultaat opslaat op je computer. Wil je nog meer zekerheid, je hebt de optie om je eigen btw nummer tijdens de controle in te voeren waarna deze ook wordt getoond op het controleoverzicht dat je ontvangt.

Je bent niet beperkt tot de uitvoer van een enkele controle. Wens je meerdere btw nummers te controleren ook die mogelijkheid wordt je geboden op de website van de European Commission. Houd altijd in je achterhoofd, hetgeen je aan informatie ontvangt via de EC-website, wil niet zeggen dat je ook daadwerkelijk recht hebt op toepassing van het nultarief. Het is slechts een controlemiddel.

Landennummers

Zoals we eerder hebben aangeven, alvast zelf een vat check uitvoeren op een verstrekte buitenlandse btw nummer is mogelijk. Een btw-identificatienummer is namelijk opgebouwd volgens een bepaald formaat. Net zoals we dat hier in Nederland kennen met bijvoorbeeld een burgerservicenummer of een RSIN/Fiscaal nummer. Los daarvan, ga je aan de slag met de EU-zoekmachine VIES (VAT Information Exchange System) dan dien je het btw nummer conform het aangegeven systeem in te voeren.

Een btw-identificatienummer bestaat uit de volgende onderdelen:
• Gerelateerd EU land (komt niet als naam terug in het landnummer)
• Landcode
• Aantal cijfers na landcode eventueel in combinatie met letters (aparte combinaties van cijfers is ook mogelijk)

Uiteindelijk krijg je dus een soort landnummer en daarmee kun je verder aan de slag. Kijken we bijvoorbeeld naar België, dan is een Belgisch btw-identificatienummer als volgt opgebouwd:
• Landcode: BE
• Aantal cijfers na landcode: 10 waarbij volgens de regels het eerste cijfer na de landcode altijd een nul (0) is.
In de praktijk vertaalt dit zich naar: BE0111111111

Dus, wil je voor jezelf alvast een controle uitvoeren inzake een Belgisch landnummer of btw-nummer, dan weet je op basis van deze informatie dat het moet bestaan uit: BE, daarna een 0 en dan nog negen cijfers. Uiteindelijk voer je deze vat nummer ook precies zo in de VIES EU-zoekmachine zodat je zeker weet dat je afnemer over geldige gegevens bezit. En deze methode geldt dus voor alle EU landen, gaat het nu om een Duits, Spaans of Zwitsers btw nr, het maakt allemaal niet uit.

Om het verhaal helemaal compleet te maken, sommen wij hieronder alle EU landen met landcode en aantal karakters voor je op zodat je een buitenlands btw nummer op geldigheid kunt controleren.

Probleemloos zaken doen binnen de EU vergt dat je je btw zaken goed op orde moet hebben. Een belangrijk onderdeeel daarbij vormt het controleren van een btw nummer. Vergeet deze stap absoluut niet.